Accordo sul trattamento dei dati

Si allega al contratto di servizio Flow (condizioni d'uso accettate al checkout o contratto firmato per i piani su misura).

Parti

• Titolare del trattamento: il Cliente, come identificato nel contratto di servizio (il «Cliente»).
• Responsabile del trattamento: GRK Interactive S.r.l., via Bergognone 27, 20144 Milano (MI), C.F. e P.IVA 05814140967 («GRK»), che fornisce il servizio Flow.

1. Oggetto

GRK tratta per conto del Cliente i dati personali contenuti nei documenti, nei messaggi e nelle informazioni che il Cliente e i suoi utenti inseriscono in Flow, al solo fine di fornire il servizio descritto nel contratto: conservazione, sincronizzazione, condivisione, anteprime, ricerca, editor, firma elettronica, chat del team e assistente KAi.

2. Natura, finalità e durata

• Natura: conservazione, organizzazione, consultazione, estrazione del testo per la ricerca, generazione di anteprime, trasmissione agli utenti e agli ospiti indicati dal Cliente, cancellazione.
• Finalità: esclusivamente l'erogazione del servizio. Nessun uso per addestrare modelli, profilare, fare marketing o analizzare i contenuti per scopi di GRK. Il registro dei Suggerimenti di KAi serve solo a proporre automazioni all'utente che li ha attivati per sé: GRK non lo rende disponibile al Cliente e non lo usa per controllare o valutare il lavoro.
• Durata: quella del contratto di servizio, più il tempo necessario alla restituzione e alla cancellazione (punto 11).

3. Categorie di dati e di interessati

• Interessati: utenti del Cliente (dipendenti, collaboratori), ospiti e firmatari invitati dal Cliente, persone citate nei documenti.
• Dati: dati di account degli utenti (nome, email, ruolo), log di accesso e attività, contenuto dei file e loro metadati, testo estratto, messaggi della chat, domande all'assistente KAi, dati delle pratiche di firma e, per gli utenti che attivano i Suggerimenti di KAi, il registro delle loro operazioni sui file (conservato 90 giorni, cancellato alla disattivazione).
• Categorie particolari (art. 9): Flow non le richiede; se il Cliente le carica nei documenti, restano sotto la sua responsabilità di titolare e sono protette come tutti gli altri contenuti.

4. Istruzioni del Cliente

GRK tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente. Il contratto, questo accordo e l'uso delle funzioni di Flow (per esempio condividere un file, invitare un utente, chiedere a KAi) sono le istruzioni. Se ritiene che un'istruzione violi la normativa, GRK lo segnala al Cliente.

5. Riservatezza

Le persone autorizzate da GRK a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza. L'accesso ai sistemi di produzione è limitato al personale tecnico di GRK che ne ha bisogno. GRK non consulta i contenuti del Cliente se non per fornire il servizio, risolvere un problema segnalato dal Cliente o adempiere a un obbligo di legge. Ogni accesso ai contenuti di un Cliente da parte del personale di GRK viene registrato prima di avvenire, con il motivo, il riferimento della richiesta e la durata; il registro non si modifica e, su richiesta, GRK comunica al Cliente gli accessi che lo riguardano.

6. Sicurezza

GRK adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'Allegato 2 (tra cui: connessioni cifrate, cifratura dei backup prima dell'invio, cartelle cifrate, controllo antivirus, verifica in due passaggi, registro delle attività).

7. Assistenza al Cliente

GRK assiste il Cliente, per quanto possibile con le funzioni di Flow e con il supporto, nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità), nelle valutazioni d'impatto e nella consultazione dell'autorità, tenuto conto della natura del trattamento.

8. Sub-responsabili

1. Il Cliente autorizza in via generale GRK a ricorrere ai sub-responsabili dell'Allegato 1.
2. GRK impone a ciascun sub-responsabile obblighi di protezione dei dati equivalenti a questo accordo e resta responsabile del loro operato.
3. Nuovo sub-responsabile: GRK avvisa il Cliente via email all'indirizzo del referente dell'account almeno 30 giorni prima che inizi a trattare i dati.
4. Opposizione: entro quei 30 giorni il Cliente può opporsi per iscritto, per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati. Le parti cercano una soluzione in buona fede (per esempio non usare quel fornitore per i dati del Cliente, o disattivare per lui la funzione che lo richiede).
5. Se non si trova una soluzione, il Cliente può recedere dal servizio interessato senza penali, con il rimborso della parte di corrispettivo già pagata e non goduta. Il contratto non decade da sé: il recesso è una scelta del Cliente.
6. Lo spostamento dei dati da un datacenter a un altro dello stesso sub-responsabile all'interno dell'Unione Europea non è un nuovo sub-responsabile e non richiede avviso.
7. Se il Cliente sceglie un proprio storage (BYO), quel fornitore è scelto e contrattualizzato dal Cliente e non è un sub-responsabile di GRK.

9. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

I dati sono conservati e trattati nell'Unione Europea. Alcuni sub-responsabili appartengono a gruppi con sede fuori dall'UE: per ogni eventuale accesso da fuori l'UE valgono le garanzie indicate nell'Allegato 1 (clausole contrattuali standard della Commissione, Data Privacy Framework). GRK non trasferisce i dati fuori dall'UE per scelta propria senza informarne il Cliente come al punto 8.

10. Violazioni dei dati

GRK informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che lo riguarda, con le informazioni disponibili e quelle che servono al Cliente per le sue comunicazioni all'autorità e agli interessati.

11. Fine del servizio: restituzione e cancellazione

Durante il contratto, se il Cliente passa a un piano che non comprende una funzione, i dati prodotti da quella funzione restano per il periodo indicato nell'email che GRK invia in quel momento (di norma 30 giorni), con un ultimo avviso prima della cancellazione; poi vengono cancellati. I file non vengono mai cancellati per un cambio di piano. La regola è la stessa per tutte le funzioni, firma elettronica compresa: i documenti firmati sono file del Cliente e contengono la pagina di certificazione con le prove della firma; il registro delle pratiche segue la regola generale (Condizioni d'uso, punti 6 e 15).

Alla fine del contratto il Cliente può esportare i propri dati con le funzioni di Flow per il periodo indicato nell'email di fine servizio (almeno 30 giorni; Condizioni d'uso, punto 15). Poi GRK cancella i dati dai sistemi attivi; le copie di backup escono dal ciclo di conservazione entro il periodo di conservazione dei backup, salvo obblighi di legge. Da quel momento conservare i documenti, compresi quelli firmati, è compito del Cliente.

12. Verifiche

GRK mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche, anche tramite un revisore incaricato dal Cliente, con preavviso ragionevole, in orario lavorativo e senza compromettere la sicurezza degli altri clienti.

13. Varie

In caso di contrasto tra questo accordo e il contratto di servizio, per quanto riguarda la protezione dei dati prevale questo accordo. Legge italiana; foro di Milano, come nelle condizioni d'uso.

Allegato 1: Sub-responsabili

Stripe (pagamenti) non è in questo elenco: tratta i dati di fatturazione del rapporto fra GRK e il Cliente, di cui GRK è titolare, non i dati che GRK tratta per conto del Cliente. Compare nell'informativa privacy.

Allegato 2: Misure tecniche e organizzative

Accesso e identità

• Accesso degli utenti tramite il servizio di identità di Flow (single sign-on), su server nell'Unione Europea; le password, dove usate, sono conservate solo come hash (Argon2).
• Verifica in due passaggi per gli operatori della piattaforma; per gli utenti del Cliente, dove il piano la comprende.
• Permessi per spazio e per cartella decisi dagli amministratori del Cliente; ruoli distinti per amministratori e membri.

Separazione e riservatezza

• I dati di ogni Cliente sono separati logicamente da quelli degli altri Clienti in ogni tabella e in ogni operazione.
• Connessioni al servizio sempre cifrate (HTTPS/TLS).
• Contenuto dei file conservato presso il fornitore di archiviazione (Allegato 1), cifrato a riposo dal fornitore; nelle cartelle cifrate, il contenuto è cifrato da Flow prima dell'invio, con chiavi per cartella custodite cifrate.
• Credenziali e segreti di servizio conservati cifrati con una chiave principale custodita fuori dal database.

Integrità e protezione

• Controllo antimalware di ogni file caricato, archivi compresi; un file che non si può controllare non viene accettato (tranne PDF e documenti Office protetti da password).
• Impronta di contenuto di ogni file conservato, usata per verificarne l'integrità.
• Registro delle attività del Cliente (accessi, modifiche, condivisioni) e registro separato delle azioni degli operatori della piattaforma.

Disponibilità e ripristino

• Backup del database almeno giornaliero, cifrato prima dell'invio, in un archivio separato nell'Unione Europea (Allegato 1), conservato per il periodo indicato al punto 11.
• Prove di ripristino dei backup eseguite dalla piattaforma.
• Controllo automatico dei servizi ogni minuto, da fuori dall'infrastruttura che li ospita, con lo stato e lo storico degli ultimi 90 giorni pubblicati su status.kaigrid.ai.
• Cronologia delle versioni dei file e cestino, secondo il piano del Cliente.

Fine del trattamento

• Regola unica di cancellazione per le funzioni non più comprese nel piano e alla fine del contratto (punto 11), con avvisi al Cliente prima della cancellazione.

Organizzazione

• Accesso ai sistemi di produzione limitato al personale tecnico di GRK che ne ha bisogno.
• Notifica al Cliente delle violazioni dei dati entro 48 ore (punto 10).
• Elenco dei sub-responsabili aggiornato e comunicato con preavviso (punto 8).