Guida di avvio

Flow è lo spazio file della tua azienda. I file sono conservati su un server, non sul tuo computer, e li raggiungi da tre posti: dal browser, dal Finder sul Mac, da Esplora file su Windows. Sono gli stessi file: quello che cambi da una parte si vede dalle altre.

Dal browser è già tutto pronto: apri flow.kaigrid.ai (o l'indirizzo personalizzato, se la tua azienda ne ha uno), entra con la tua email e puoi cominciare subito, senza installare nulla. Le app per Mac e Windows servono a un'altra cosa: fanno comparire i file dentro le cartelle del computer, così li apri col programma che usi di solito.

Ricevi l'invito dall'amministratore della tua azienda: da lì entri con la tua email. Se l'amministratore sei tu, per esempio quando la tua azienda comincia con la prova gratuita, l'invito arriva da noi. Apri il collegamento dell'email di invito, scegli la tua password e da quel momento entri da flow.kaigrid.ai con la tua email.

Al primo ingresso trovi già uno spazio personale: è tuo, lo vedi solo tu, e viene creato da sé la prima volta che entri. Gli spazi condivisi con i colleghi te li assegna l'amministratore, e compaiono nel menu a sinistra sotto Spazi.

Se l'invito è scaduto o non arriva, chiedi all'amministratore di rimandarlo: il collegamento vale una volta sola e ha una scadenza.

Se la tua azienda l'ha attivata, dopo la password Flow chiede un secondo codice. Serve a proteggere il tuo account anche nel caso in cui qualcuno conoscesse la tua password.

La prima volta scegli tu come riceverlo:

• con un'app di autenticazione (Google Authenticator, 1Password e simili): inquadri il QR che Flow mostra a schermo e confermi col primo codice. È la strada proposta;
• con un codice via email, se preferisci: lo ricevi all'indirizzo del tuo account.

Dagli accessi successivi ti viene chiesto solo il codice. La verifica vale per tutte le applicazioni dell'ecosistema: fatta una volta nella sessione, passando da un'applicazione all'altra non ti viene richiesta di nuovo.

Due cose da sapere:

• la attiva l'amministratore per tutta l'azienda, dalla console di amministrazione;
• è una funzionalità del piano: l'amministratore può attivarla se il piano dell'azienda la comprende.

Ci sono due tipi di spazio, e la differenza conta perché decide chi vede cosa.

Lo spazio personale è tuo e soltanto tuo: i file che sono lì li vedi solo tu. È il posto giusto per le cose che stai preparando.

Gli spazi condivisi sono quelli del team: «Marketing», «Amministrazione», come li ha chiamati la tua azienda. Chi ne fa parte lo decide l'amministratore, e dentro un singolo spazio si possono riservare cartelle a un gruppo più ristretto.

Nel menu a sinistra li trovi tutti sotto Spazi: prima gli spazi di team, in fondo My Flow.

Nel browser fai già tutto: carichi trascinando i file nella finestra, apri le anteprime senza scaricare, condividi, cerchi. Ti serve solo il browser, e puoi cominciare subito.

Se lavori su un computer che non è il tuo (quello di un cliente, un portatile in prestito), ti basta il browser: apri flow.kaigrid.ai (o l'indirizzo personalizzato della tua azienda), entra con la tua email, e i file restano sul server.

Serve macOS 13 Ventura o successivo. Il programma di installazione lo scarichi da App desktop, nel menu dell'app: è il posto autorevole, sempre allineato alla versione pubblicata.

1. Scarica e apri il file, poi trascina Flow nelle Applicazioni.
2. Apri Flow e accedi con la tua email e password.
3. macOS chiede il permesso di mostrare i file nel Finder: concedilo, ed è il passo che fa comparire la cartella.

Finito, nel Finder trovi Flow nella barra laterale, con i tuoi spazi dentro. I file ci sono tutti e occupano spazio solo quando li apri: si scaricano al momento del bisogno.

Serve Windows 10/11. Come sul Mac, il programma di installazione si trova in App desktop nel menu dell'app.

1. Scarica ed esegui il programma di installazione.
2. Apri Flow e accedi con la tua email e password.

In Esplora file compare la cartella Flow con i tuoi spazi. Anche qui i file ci sono tutti e si scaricano quando li apri: quelli non ancora scesi hanno l'icona della nuvola.

Per impostazione predefinita i file restano sul server e scendono quando li apri. Puoi però decidere cartella per cartella, e i comandi hanno nomi diversi sui due sistemi, perché su Windows li mette Windows.

Sul Mac, tasto destro su una cartella o un file:

• Rendi disponibile offline: tienilo sempre in locale, anche senza rete;
• Rendi disponibile solo online: liberalo dal disco, resta sul server.

Su Windows sono le voci di sistema che già conosci se hai usato OneDrive:

• Conserva sempre sul dispositivo: l'equivalente di «rendi disponibile offline»;
• Libera spazio: l'equivalente di «rendi disponibile solo online».

È la stessa funzione con due nomi: su Windows la mette il sistema operativo nel suo menu, e Flow la rispetta.

Non riesco ad accedere. Controlla di usare l'email con cui hai ricevuto l'invito. Se hai dimenticato la password, usa «Password dimenticata?» nella pagina di accesso. Se la tua azienda usa la verifica in due passaggi e il codice non arriva, guarda nella posta indesiderata.

Non trovo la cartella Flow nel Finder o in Esplora. Succede quando l'app non ha ancora effettuato l'accesso: aprila e accedi. Sul Mac serve anche il permesso di sistema per mostrare i file nel Finder.

I file non si scaricano. I file restano sul server e scendono quando li apri: se non arrivano, di solito l'app ha perso la connessione. Verifica la rete e riavvia Flow.

Non trovo uno spazio che mi aspettavo. Gli spazi condivisi li assegna l'amministratore della tua azienda: chiedi a lui di aggiungerti.

Se nessuna di queste risposte risolve, scrivici da Contattaci sul sito. Quando sei dentro Flow hai anche Supporto nel menu, che compila già i tuoi dati: dal sito invece si passa sempre, anche quando l'accesso è il problema.