De la primera invitación a los documentos de tu empresa, en todos los dispositivos.
Flow es el espacio de archivos de tu empresa. Los archivos están en un servidor, no en tu ordenador, y llegas a ellos desde tres sitios: desde el navegador, desde el Finder en el Mac y desde el Explorador de archivos en Windows. Son los mismos archivos: lo que cambias en un sitio se ve en los demás.
Desde el navegador ya está todo listo: abre flow.kaigrid.ai (o la dirección personalizada, si tu empresa tiene una), entra con tu email y ya puedes trabajar, sin instalar nada. Las apps para Mac y Windows sirven para otra cosa: hacen que los archivos aparezcan dentro de las carpetas del ordenador, para que los abras con el programa que usas siempre.
Recibes la invitación del administrador de tu empresa: desde ella entras con tu email. Si el administrador eres tú, por ejemplo cuando tu empresa empieza con la prueba gratuita, la invitación te la enviamos nosotros. Abre el enlace del email de invitación, elige tu contraseña y, a partir de ese momento, entras desde flow.kaigrid.ai con tu email.
En el primer acceso ya encuentras un espacio personal: es tuyo, solo lo ves tú, y se crea solo la primera vez que entras. Los espacios compartidos con los compañeros te los asigna el administrador, y aparecen en el menú de la izquierda bajo Espacios.
Si la invitación ha caducado o no llega, pide al administrador que te la reenvíe: el enlace vale una sola vez y tiene fecha de caducidad.
Si tu empresa la ha activado, después de la contraseña Flow pide un segundo código. Sirve para proteger tu cuenta incluso si alguien conociera tu contraseña.
La primera vez eliges tú cómo recibirlo:
En los accesos siguientes solo se te pide el código. La verificación vale para todas las aplicaciones del ecosistema: una vez hecha en la sesión, al pasar de una aplicación a otra no se te vuelve a pedir.
Dos cosas que conviene saber:
Hay dos tipos de espacio, y la diferencia importa porque decide quién ve qué.
El espacio personal es tuyo y solo tuyo: los archivos que están ahí los ves solo tú. Es el sitio adecuado para las cosas que estás preparando.
Los espacios compartidos son los del equipo: «Marketing», «Administración», según los haya llamado tu empresa. Quién forma parte de ellos lo decide el administrador, y dentro de un mismo espacio se pueden reservar carpetas a un grupo más reducido.
En el menú de la izquierda los encuentras todos en Espacios: primero los espacios de equipo, al final My Flow.
En el navegador ya lo haces todo: subes archivos arrastrándolos a la ventana, abres las vistas previas sin descargar, compartes, buscas. Solo necesitas el navegador, y puedes trabajar desde el primer momento.
Si trabajas en un ordenador que no es el tuyo (el de un cliente, un portátil prestado), te basta con el navegador: abre flow.kaigrid.ai (o la dirección personalizada de tu empresa), entra con tu email, y los archivos se quedan en el servidor.
Necesitas macOS 13 Ventura o posterior. El programa de instalación lo descargas desde Apps de escritorio, en el menú de la app: es la fuente oficial, siempre alineada con la versión publicada.
Listo: en el Finder encuentras Flow en la barra lateral, con tus espacios dentro. Los archivos están todos y solo ocupan espacio cuando los abres: se descargan en el momento en que los necesitas.
Necesitas Windows 10/11. Como en el Mac, el programa de instalación está en Apps de escritorio, en el menú de la app.
En el Explorador de archivos aparece la carpeta Flow con tus espacios. También aquí los archivos están todos y se descargan cuando los abres: los que aún no se han descargado tienen el icono de la nube.
De forma predeterminada, los archivos se quedan en el servidor y se descargan cuando los abres. Pero puedes decidirlo carpeta por carpeta, y los comandos tienen nombres distintos en los dos sistemas, porque en Windows los pone Windows.
En el Mac, clic derecho sobre una carpeta o un archivo:
En Windows son las opciones del sistema que ya conoces si has usado OneDrive:
Es la misma función con dos nombres: en Windows la pone el sistema operativo en su menú, y Flow la respeta.
No consigo entrar. Comprueba que usas el email con el que te invitaron. Si has olvidado la contraseña, usa «¿Olvidaste la contraseña?» en la página de inicio de sesión. Si tu empresa usa la verificación en dos pasos y el código no llega, mira en la carpeta de correo no deseado.
No encuentro la carpeta Flow en el Finder ni en el Explorador. Ocurre cuando la app todavía no ha iniciado sesión: ábrela e inicia sesión. En el Mac también hace falta el permiso del sistema para mostrar los archivos en el Finder.
Los archivos no se descargan. Los archivos se quedan en el servidor y se descargan cuando los abres: si no llegan, normalmente la app ha perdido la conexión. Comprueba la red y reinicia Flow.
No encuentro un espacio que esperaba. Los espacios compartidos los asigna el administrador de tu empresa: pídele que te añada.
Si ninguna de estas respuestas lo resuelve, escríbenos desde Contáctanos en el sitio web. Cuando estás dentro de Flow tienes también Soporte en el menú, que ya rellena tus datos: el sitio web, en cambio, siempre está disponible, también cuando el problema es el acceso.
En la guía de Flow encontrarás las instrucciones para compartir, buscar, modificar y recuperar los documentos.