Qué ha cambiado en Flow

Novità

• App - PayPal, Amazon Pay e Revolut Pay fra i metodi di pagamento, su mensili e annuali: come carta e addebito SEPA, il rinnovo parte da solo. Klarna non c'è più: accetta solo acquisti di privati, e Flow si compra come azienda.
• App - Cambio di piano da soli: da Console amministratore › Pagamenti si passa dalla prova o dal gratuito a un piano a pagamento, o a un altro piano. Un piano superiore vale subito e si paga solo la differenza per i giorni che restano; uno inferiore e il passaggio fra mensile e annuale valgono dal rinnovo. Gli avvisi di fine prova hanno il tasto «Scegli un piano». Solo dal browser.
• App - Suggerimenti di KAi: se li accendi (pagina «Automazioni»), KAi guarda le operazioni che ripeti e ti propone in chat di farle lui, per esempio «quando carichi in Preventivi poi lo mandi a Mario: vuoi che lo faccia io?», oppure un promemoria se aggiorni lo stesso file ogni settimana. Guarda solo le tue azioni e i suggerimenti li vedi solo tu. Con «Controlla adesso» KAi guarda subito.
• App - Nuovi step delle automazioni: manda il file (fuori dall'azienda con un link e la tua conferma ogni volta), rinomina, metti dei tag, aggiungi un commento al file (es. la descrizione di KAi), annota i dati in un foglio Excel (una riga ogni volta), chiama un indirizzo web.
• App - Prova su un file: prima di accenderla, l'automazione fa il giro senza toccare niente e racconta cosa farebbe.
• App - Approvazioni che scadono e riepiloghi a scelta: se nessuno risponde entro i giorni scelti l'approvazione si considera rifiutata, approvata, o si avvisa qualcuno; il riepilogo arriva ogni giorno, settimana o mese.
• App - Webhook: un'automazione dello spazio può partire quando un altro programma chiama il suo indirizzo.
• App - Esempi pronti da cui partire; se chi ha acceso un'automazione lascia l'azienda, si spegne e gli amministratori lo sanno.

Novità

• App - Work/flow: la cartella fa da sé: con KAi nel piano, una cartella può muoversi da sola quando arriva un file, quando un file cambia, quando una firma è completata o arriva una revisione, oppure ogni settimana con un riepilogo. Si scrive cosa deve succedere, KAi prepara gli step e si controllano prima di accenderla; oppure si costruiscono a mano.
• App - Gli step di un'automazione: KAi legge il documento o guarda la foto e risponde alle domande scritte; una regola decide in base alle risposte; una o più persone approvano o rifiutano dalla chat con KAi, con sollecito e il motivo del rifiuto; il file si sposta in una cartella scelta, o scelta da KAi; si avvisano le persone in chat, con una notifica sul telefono o per email; si scrive nel canale dello spazio, si mette un evento in calendario, si chiede una firma o una revisione esterna.
• App - Automazioni dello spazio: alla radice dello spazio, il tasto «Automazioni» apre quelle che partono quando arriva un messaggio nel canale dello spazio o quando si avvicina un evento del suo calendario.
• App - Dove si trovano: tasto «Automazioni» in alto nella cartella (sul telefono nel menu «…»), icona accanto alle cartelle con un'automazione accesa e voce «Automazioni» nel menu, con l'elenco di tutte. Per ogni file si vede cosa è successo, step per step.
• App - Automazioni personali: nello spazio «Personale» un'automazione parte quando qualcuno ti scrive in privato, da chiunque o dalle persone scelte, anche solo quando sei offline; l'avviso porta il testo intero del messaggio, anche per email.
• App - Le automazioni chieste a KAi in chat: si scrive cosa deve succedere, KAi prepara gli step e li racconta; «Attiva» la accende, «Modifica» apre la finestra. KAi elenca anche quelle che ci sono, le accende, spegne, cambia o elimina con la tua conferma, e se ne esiste già una simile propone di aggiornare quella. Nell'elenco «Automazioni» la colonna «Creata da».

Novità

• Cataloghi - Modelli per l'aspetto: nella scheda «Aspetto» l'aspetto di un catalogo si salva come modello con un nome e si applica a un altro catalogo. Se si cambia un modello già usato, si sceglie se aggiornare anche i cataloghi che lo usano o lasciarli come sono.
• Cataloghi - Copertina e chiusura in PDF: si può usare un PDF già pronto come copertina, al posto di quella generata, e uno come pagine di chiusura in fondo al catalogo. Si scelgono fra i file di Flow o si caricano dal computer.
• App - Repository e Cataloghi hanno la loro pagina: nella barra laterale sono una voce ciascuno, che apre l'elenco con nome, ultima modifica, chi ha accesso e data di creazione, ordinabile per colonna.

Novità

• File - Le foto sulla mappa: in Layout c'è la nuova voce «Mappa». Mostra dove sono state scattate le foto e i video della cartella aperta e delle sue sottocartelle, raggruppati quando sono vicini: un clic su un gruppo si avvicina, un clic su una foto la mostra con data, luogo e cartella, e da lì si apre. Si possono vedere solo quelle di un anno. Sul telefono la mappa si apre a tutto schermo. La cartografia è di Flow, su dati OpenStreetMap: le posizioni delle tue foto non passano da nessun servizio esterno.

Novità

• App per Mac e Windows - I messaggi non letti si vedono sull'icona: sul Mac Flow sta sempre nel Dock col numero dei messaggi da leggere, e nella barra dei menu c'è il badge rosso col numero. Su Windows l'icona vicino all'orologio prende il pallino rosso.
• Calendario - Promemoria anche agli invitati: il promemoria di un evento arriva a chi è invitato, tranne a chi ha detto di no. KAi, quando crea un evento per te, sa invitare i colleghi e mettere il promemoria.
• Calendario - Il colore dello spazio: un evento nuovo prende il colore del suo spazio e lo segue finché non ne scegli un altro; nella finestra dell'evento vedi subito che colore avrà.
• Chat - Modificare o cancellare, finché nessuno ha letto: un messaggio si corregge o si toglie solo prima che un altro lo legga; un amministratore può cancellarlo anche dopo.
• Chat - Allegati in anteprima: un tocco su un file mandato in chat lo apre in anteprima, senza scaricarlo.
• Anteprima - Word ed Excel si aprono più leggeri: l'anteprima mostra il documento pulito, senza barre, e si apre più in fretta.
• Cestino - Eliminare solo quello che scegli: «Elimina definitivamente» vale per i file selezionati, non più per tutto il cestino.
• Dashboard - Lo sapevi?: brevi consigli sulle funzioni di Flow, anche con video, e per ciascuno se è compreso nel tuo piano.

Novità

• Dashboard - Scegli cosa vedere e in che ordine: col tasto «Personalizza» accendi o spegni le sezioni della dashboard e le sposti trascinandole o con le frecce. La scelta è separata per telefono e computer e vale su tutti i tuoi dispositivi; «Ripristina» torna all'ordine di partenza.
• Dashboard - Ti aspettano: in un solo riquadro quello che attende te, cioè i messaggi non letti della chat, i file arrivati dai link di raccolta e i documenti da firmare.
• Ricerca - Ricerca con l'Ai più precisa: capisce meglio le domande e scrive risposte più accurate sopra i risultati. Domande e documenti restano sui nostri server.
• Sicurezza - Controllo antivirus anche sugli archivi: ogni archivio caricato viene controllato fino in fondo. Se è protetto da password, o troppo grande per essere aperto tutto, non entra senza controllo. Il messaggio spiega cosa fare: caricarlo senza password, oppure diviso in parti più piccole. PDF e documenti Office con password si caricano come prima.

Novità

• Calendario - Nuova sezione, se inclusa nel piano: il calendario personale e uno per ogni spazio di team, con vista giorno, settimana, mese e anno. Gli eventi si spostano e si allungano trascinandoli e hanno un colore e un avviso, che arriva come notifica ed email. Puoi invitare colleghi, che trovano l'evento nel proprio calendario e rispondono Sì, Forse o No, e persone esterne, che ricevono l'invito per email e rispondono senza account. Nella chat, /evento chiede a KAi di creare un evento e /oggi apre il calendario di oggi; KAi legge il calendario e crea, sposta o cancella eventi dopo la tua conferma.
• Chat - Messaggi fissati: dal menu di un messaggio scegli «Fissa» e il messaggio resta in cima alla conversazione, per tutti. Toccando la riga in cima vai al messaggio; con più fissati passi da uno all'altro. Lo toglie chi l'ha fissato o un amministratore.
• Chat - KAi assistant: scrivi @kai in una conversazione e KAi cerca nei documenti dell'azienda e risponde lì, citando i file. Vede solo quello che vede chi lo chiama e, nelle conversazioni con altri, solo quello che vedono tutti; da «Cosa vede KAi» puoi restringerlo. Nella chat con te stesso puoi attivarlo perché risponda a ogni tuo messaggio. Domande e documenti restano sui nostri server.

Novità

• Chat - Scheda «Condiviso»: accanto al nome della conversazione trovi tutti i file mandati e i collegamenti scritti, dal più recente, con i filtri «Recenti», «File» e «Collegamenti», la ricerca per nome e «Carica».
• App Mac e Windows - I file di Flow dentro la finestra Chat: con la barra a sinistra passi dalla chat ai tuoi spazi e cartelle e torni indietro senza cambiare finestra; un tasto solo chiude e riapre la colonna di sinistra in tutte e due le viste.
• Chat - File non più disponibili: se un file mandato in chat è stato eliminato da tutti, al posto del file compare «Non più disponibile», invece di un file che sembra apribile.

Novità

• Chat - Ricerca con filtri e date: messaggi, allegati o spazi, «Quando» (oggi, ultimi 7 o 30 giorni, oppure dal… al…) e «Cerca in questa conversazione». Anche nella ricerca generale si cerca per destinatario e per data: «a:Mario Rossi», «dal:1/9», «al:20/9».
• Chat - La chat con te stesso: in cima alle Persone c'è il tuo nome con «(Tu)», per appunti, promemoria e file da passare da un dispositivo all'altro. La vedi solo tu e non manda notifiche.
• Chat - Invio programmato: dalla freccetta del tasto Invia si sceglie giorno e ora, e il messaggio parte da solo al momento giusto. Fino ad allora è visibile solo a te e si annulla con un clic.
• Chat - Promemoria per email: nell'invio programmato l'interruttore «Invia tramite email» manda il messaggio anche per email a chi lo riceve; nella chat con te stesso diventa un promemoria, con la notifica sul telefono.
• Cataloghi - Una cartella che alimenta un catalogo non si cancella per sbaglio: il web avvisa prima quale catalogo tocca e cosa succede; nel Finder «Sposta nel Cestino» non c'è proprio, e da Esplora File la cancellazione viene rifiutata con la spiegazione.
• Chat - I tag: scrivi #preventivi in un messaggio e diventa un'etichetta cliccabile che trova tutti i messaggi con quel tag; mentre scrivi # compaiono i tag già usati.
• Task - Un task si assegna a più persone: nel campo «Assegnato a» si scelgono tutte quelle che servono, «I miei task» mostra quelli in cui ci sei anche tu, e ognuno riceve l'avviso quando viene aggiunto.
• Cataloghi - Costruttore più completo: le colonne si riordinano trascinandole, i decimali si scelgono campo per campo e il PDF li rispetta, i titoli delle sezioni hanno colore e dimensione propri, e il PDF mostra tutti i campi scelti e tutti i prezzi col loro nome.
• Account - «Password dimenticata» arriva dall'account KAi, con la stessa email per tutte le app di KaiGrid, nella lingua dell'utente.

Correzioni

• Chat - Le notifiche sul telefono non arrivavano se Flow era aperto sul computer, anche dietro ad altre finestre: ora un messaggio conta come letto solo quando la finestra di Flow è davvero in primo piano.
• Mac - Se una cartella viene cancellata dal web mentre dal Mac i file stanno ancora salendo, quelli non ancora caricati non si perdono: li ritrovi in Scrivania › «Flow – non caricati», e la cartella sparisce anche dal Mac.

Novità

• App, Mac, Windows e telefono - Arriva la Chat del team. Un canale per ogni spazio di team, uno per tutta l'azienda («Tutti») e le conversazioni a due, con risposte, reazioni e menzioni. Nell'app web sta nella barra laterale, sul telefono nella barra in basso, sul computer in una finestra a sé. Con la funzione «Team chat» nel piano.
• Chat - Allegati dal computer o da Flow. Ogni partecipante ritrova il file nel suo Flow, in Personale › Chat, sincronizzato su Mac e Windows. Da qualsiasi file si può fare «Manda in chat…», nell'app, nel Finder e in Esplora File.
• Chat - Ricerca nei messaggi, anche dalla ricerca generale. I messaggi sono conservati cifrati.
• Mac e Windows - Notifiche di sistema per i messaggi nuovi, e il numero dei non letti sull'icona.

Novità

• App - L'aspetto del catalogo in una scheda sola: copertina a scelta con il logo dell'azienda, intestazione e piè di pagina, e accanto l'anteprima delle prime pagine com'è nel PDF.
• App - Il PDF ha i segnalibri (indice, sezioni e prodotti), e si possono esportare anche solo alcune sezioni.
• App - Spazi, repository e cataloghi anche a chi non è amministratore: in Amministrazione → Utenti si sceglie, per ogni persona, cosa può creare e cosa può cancellare.
• App - Dati protetti a più persone: ogni indirizzo riceve il suo link, con le sue letture.
• App - Una guida in ogni repository Git, per cominciare coi comandi git e usare task e pull request da terminale.

Correzioni

• Mac, Windows - Cancellare dal web una cartella molto grande ora la toglie davvero anche dai computer: prima poteva restare o ricomparire nel Finder e in Esplora File.
• Windows - Se una cartella viene cancellata da un collega mentre dentro hai un file non ancora caricato, il file non si perde: lo ritrovi accanto, in «nome (non caricato)».

Novità

• App - «Aggiorna il catalogo»: quando i fogli di calcolo cambiano, il catalogo si riallinea. Prima di confermare si vede cosa succederà; i prodotti non più nei file vengono archiviati, mai cancellati, e le correzioni fatte a mano restano.
• App - Il PDF si impagina come vuoi: immagini sì o no, quanti prodotti per pagina, verticale o orizzontale, dove mettere gli indici, e se ogni sezione comincia una pagina nuova.
• App - Operazioni su molti prodotti insieme: si spuntano le righe, o tutte quelle dei filtri, e si cambia stato, sezione o famiglia, o si eliminano, in un colpo solo.
• App - I PDF grandi si aprono e si scorrono senza fatica, anche dal telefono e sui link condivisi.
• App - Più veloce con le cartelle grandi: generare un catalogo da decine di migliaia di file e caricare molti file dal web richiede molto meno tempo.

Novità

• App - Cataloghi da una cartella: se i tuoi prodotti stanno già in fogli Excel o CSV, con le foto e le schede accanto, Flow ti propone il catalogo partendo da lì, in cinque passi, e scegli aspetto, colori e font del PDF.

Correzioni

• Windows - Eliminare da Esplora file una cartella con molti file ora la toglie davvero anche dal PC, senza che ricompaia.

Novità

• App - Assistenti Ai: puoi collegare Claude, ChatGPT, Cursor o Codex a Flow, e l'assistente vede solo le cartelle che scegli tu. Di base legge e cerca; se l'amministratore lo consente, un collegamento può anche creare, spostare, rinominare e cestinare, sempre solo in quelle cartelle.
• App - Caricamenti nei tuoi link: quando qualcuno carica file in una cartella che hai condiviso, ricevi un'email con l'elenco di ciò che è arrivato.

Novità

• App - Dati protetti ha due schede: Inviati, quello che mandi tu, e Ricevuti, quello che chiedi ai clienti, con un avviso quando c'è qualcosa da leggere.

Correzioni

• Windows - Con il disco quasi pieno Flow non prova più a scaricare un file per fermarsi a metà: te lo dice subito. E un file che non si può aprire perché manca la rete risponde subito, senza lasciare il programma in attesa per un minuto.
• App - Ricerca nei documenti: un PDF su cui la lettura del testo non riesce viene riprovato, invece di restare fuori dalla ricerca.
• Office - Dopo un aggiornamento di Flow l'editor torna disponibile subito.

Novità

• App - Dati protetti: password, chiavi e credenziali si mandano con un link che si legge una volta sola e poi sparisce. Scegli quanto dura, quante letture ammette e una parola chiave da dare a voce; ricevi l'avviso quando viene letto.

Correzioni

• Mac - «Libera spazio» ora libera davvero i file non usati: il primo giro li scartava tutti.

Novità

• Mac, Windows, App - Spostare file e cartelle da uno spazio all'altro, per esempio da Personale a un team, trascinandoli nel Finder o in Esplora file, oppure con «Sposta» nell'app.
• Mac, Windows - «Libera spazio», nelle Impostazioni: i file scaricati che non apri da un giorno, una settimana o un mese tornano solo online da soli. Restano su Flow e si riscaricano appena li apri.
• App - Nella pagina iniziale il blocco «I miei task»: i task aperti assegnati a te, da tutti i repository.

Correzioni

• Mac - I file esportati da Illustrator con le «credenziali di contenuto» attive potevano arrivare vuoti su Flow: ora arriva anche il contenuto.
• Mac, Windows - Sincronizzazione selettiva: una cartella spuntata solo in parte non porta più sul computer i file che stanno alla sua radice.
• App - «Mostra nel Finder» (o in Esplora file) su un file che non è sul tuo computer non apre più la cartella sbagliata: ti propone di includerlo e mostrarlo.

Correzioni

• Mac, Windows - Salvando un documento Illustrator dentro una cartella di Flow non compare più l'avviso «Questo file è stato modificato da un'applicazione diversa da Illustrator».

Novità

• App, Trova - Nella risposta dell'Ai ogni file o cartella citata è un collegamento: un clic e lo apri.

Novità

• Trova - La finestra Trova di Mac e Windows ha la stessa ricerca con l'Ai dell'app: interruttore «Ai», frase in linguaggio naturale, risposta sopra i risultati. Disponibile con i piani che includono la ricerca Ai.
• App, Trova - Con l'Ai accesa la ricerca guarda sempre anche dentro ai documenti, non solo nei nomi, e la risposta si basa sui documenti più recenti.