Le presenti Condizioni d'uso (di seguito, le «Condizioni») regolano l'accesso e l'utilizzo del servizio Flow (il «Servizio»). Prima dell'attivazione il cliente le consulta e le accetta esplicitamente; il Servizio registra la versione accettata, la data e l'indirizzo da cui è avvenuta l'accettazione. La versione è la data di aggiornamento indicata in questa pagina, che il cliente può stampare o salvare.
1. Fornitore del Servizio
Il Servizio è fornito da GRK Interactive S.r.l., con sede legale in via Bergognone 27, 20144 Milano (MI), Italia. Codice Fiscale e Partita IVA 05814140967, iscritta al Registro delle Imprese di Milano al n. 05814140967, REA MI-1850299, capitale sociale Euro 10.000,00 interamente versato (di seguito, «GRK» o il «Fornitore»).
2. Oggetto e descrizione del Servizio
Flow è un servizio di sincronizzazione e conservazione dei file aziendali, accessibile da Mac, Windows e browser web. Include, a seconda del piano attivo: spazi condivisi con permessi per team e cartelle, cronologia delle versioni e «macchina del tempo», condivisioni con password e scadenza, ricerca nei contenuti dei documenti, API e strumenti da riga di comando. Il Fornitore può migliorare, modificare o sospendere singole funzionalità per esigenze tecniche, di sicurezza o di legge, dandone ove possibile adeguato preavviso.
Salvo lo storage scelto dal cliente (punto 10), i file e i dati del Servizio sono conservati in data center situati nell'Unione europea.
Funzioni di intelligenza artificiale (KAi). Nei piani che le comprendono, KAi offre funzioni come la ricerca per significato, le risposte con le fonti, l'assistente nella chat, il riconoscimento del testo nelle immagini e i suggerimenti di automazioni. I contenuti sono elaborati su infrastruttura gestita dal Fornitore nell'Unione europea, al solo scopo di dare il risultato richiesto: non sono usati per addestrare modelli né comunicati a fornitori di intelligenza artificiale. Le risposte di KAi sono generate automaticamente e possono contenere errori: vanno verificate prima di farvi affidamento.
Funzioni in anteprima. Le funzioni indicate come anteprima o in prova sono offerte così come sono: possono cambiare o essere tolte e non sono coperte da impegni di disponibilità.
3. Registrazione e account
Per usare il Servizio è necessario un account, associato a uno spazio aziendale. Ti impegni a fornire dati veritieri e aggiornati e sei l'unico responsabile della riservatezza delle tue credenziali e di ogni attività svolta tramite il tuo account. Se sottoscrivi il Servizio per conto di un'azienda, dichiari di avere i poteri per vincolarla alle presenti Condizioni.
Amministratori e utenti. L'azienda gestisce il Servizio tramite il titolare e gli amministratori che nomina: sono loro ad aggiungere, disattivare e rimuovere gli utenti, a decidere chi accede a quali spazi e a esportare i dati dell'azienda (punto 15). Gli utenti usano il Servizio per conto dell'azienda, che risponde del loro operato. I file negli spazi aziendali appartengono all'azienda e restano quando un utente esce. Lo spazio personale «My Flow» è riservato al singolo utente: un utente disattivato lo conserva, mentre rimuovere un utente cancella anche il suo spazio personale; prima di rimuoverlo, l'azienda si accerta di aver recuperato i file che le servono.
Il Servizio è destinato esclusivamente a imprese, professionisti ed enti, che lo usano per la propria attività: per sottoscriverlo, anche con il piano gratuito, si indica la partita IVA. Il Servizio non è rivolto ai consumatori.
4. Uso corretto e condotte vietate
Utilizzando il Servizio ti impegni a non:
- violare leggi, regolamenti o diritti di terzi, inclusi i diritti di proprietà intellettuale;
- caricare o diffondere contenuti illeciti, malevoli o che contengano malware;
- tentare di accedere ad aree o dati non autorizzati, aggirare le misure di sicurezza o compromettere il funzionamento del Servizio;
- utilizzare il Servizio in modo da arrecare pregiudizio al Fornitore o agli altri utenti, o in violazione dei limiti del piano sottoscritto.
In caso di violazione, il Fornitore può sospendere o chiudere l'account, fatta salva ogni ulteriore azione a tutela dei propri diritti.
Controllo antivirus. I file caricati sono controllati con un antivirus. Il Fornitore può rifiutare i file infetti e quelli che il controllo non riesce ad analizzare.
Limiti del piano. Ogni piano ha un limite di spazio e di utenti e, dove indicato nel listino, di altre risorse. Raggiunto il limite di spazio, i nuovi caricamenti vengono rifiutati finché non si libera spazio o non si passa a un piano superiore; i file già presenti restano accessibili.
Sospensione. Il Fornitore può sospendere l'accesso, in tutto o in parte, quando è necessario per proteggere il Servizio, gli altri clienti o i dati (per esempio in caso di attacco, uso fraudolento o violazione delle presenti Condizioni), quando lo chiede un'autorità o in caso di mancato pagamento (punto 6). Salvo urgenza, avvisa prima gli amministratori via email; la sospensione dura il tempo necessario.
5. Contenuti dell'utente e proprietà
I file e i contenuti che carichi restano di tua (o della tua azienda) proprietà. Il Fornitore non ne acquisisce la titolarità e li tratta esclusivamente per erogare il Servizio, secondo quanto descritto nella Privacy Policy. Sei responsabile della liceità dei contenuti caricati e del rispetto dei diritti di terzi.
Link pubblici. Con un link pubblico rendi accessibili i contenuti che scegli a chiunque abbia il link. Il Fornitore non controlla prima i contenuti condivisi e non ne risponde: la responsabilità è del cliente e dell'utente che ha creato il link. Come previsto per i servizi di hosting, il Fornitore può disattivare un link e togliere l'accesso ai contenuti quando riceve una segnalazione fondata di contenuti illeciti o un ordine dell'autorità.
Segnalazioni di contenuti illeciti. Chiunque può segnalare un contenuto ritenuto illecito raggiungibile con un link di Flow dal modulo Contatti del sito, indicando il link, il motivo e i propri recapiti. Lo stesso modulo è il punto di contatto per le autorità; si può scrivere in italiano o in inglese. Il Fornitore esamina le segnalazioni in modo tempestivo e diligente e informa chi le ha fatte della decisione. Se disattiva un link o toglie l'accesso a un contenuto, ne comunica i motivi al cliente interessato, che può contestare la decisione rispondendo alla comunicazione.
6. Piani, pagamenti, rinnovi e recesso
Il Servizio è offerto tramite i piani, i prezzi, le funzioni e i cicli di fatturazione mostrati nel listino al momento dell'acquisto. Fa fede quanto mostrato nel riepilogo prima del pagamento, che viene elaborato da Stripe. I prezzi sono indicati IVA esclusa: alle aziende italiane si aggiunge l'IVA, a quelle degli altri Paesi dell'Unione europea si applica l'inversione contabile. Il cliente tiene aggiornati i propri dati di fatturazione.
Rinnovo automatico. I piani a pagamento si rinnovano automaticamente alla fine di ogni periodo (mese o anno) per un periodo uguale, al prezzo concordato o, in mancanza, a quello del listino in vigore al momento del rinnovo, per il numero di utenti in quel momento. Almeno 15 giorni prima di ogni rinnovo gli amministratori ricevono un avviso con la data, l'importo e il metodo di pagamento. Il rinnovo si addebita sul metodo di pagamento salvato; chi non ne ha uno riceve con l'avviso il link per pagare. Gli utenti aggiunti durante il periodo si pagano dal rinnovo successivo. Per non rinnovare, si chiede la cessazione (punto 15) prima della data del rinnovo.
Pagamento non riuscito. Se un addebito non va a buon fine, si riprova dopo 1, 3 e 5 giorni e gli amministratori ricevono un'email per pagare o cambiare metodo; nel frattempo il piano resta attivo. Dopo l'ultimo tentativo il piano è sospeso finché non si paga: non si possono caricare nuovi file e le funzioni del piano si fermano. Lo stesso vale se un pagamento viene stornato o contestato.
Rimborsi. I periodi già iniziati non sono rimborsati, salvo quanto previsto dalla legge o dalle presenti Condizioni.
Piano superiore. Il passaggio a un piano superiore vale subito: si paga la differenza per i giorni che restano fino alla scadenza, che non cambia. Il passaggio a un piano inferiore, o da mensile ad annuale e viceversa, vale dal rinnovo successivo. Si può passare a un piano inferiore, o a meno utenti, solo se gli utenti attivi e lo spazio occupato rientrano già nei limiti del nuovo piano. Fino al rinnovo non si possono aggiungere utenti oltre il nuovo limite, salvo annullare il passaggio.
Cambio di piano. Se passi a un piano che non comprende una funzione che usavi, l'accesso a quella funzione si chiude subito e ti avvisiamo via email. Quello che la funzione aveva prodotto (per esempio gli eventi del calendario, le conversazioni della chat, i cataloghi, le password condivise, i link protetti da password o le pratiche di firma elettronica) resta conservato per il periodo indicato nell'email, di norma 30 giorni, senza che vi si possa aggiungere altro: se entro quel periodo torni a un piano che la comprende, ritrovi tutto com'era. Prima della cancellazione ricevi un ultimo avviso con la data; trascorso il periodo, quei dati vengono cancellati. I tuoi file non vengono cancellati per un cambio di piano.
Se il piano non comprende la cronologia delle versioni, salvare un file con lo stesso nome di uno esistente ne sostituisce definitivamente il contenuto precedente.
Piano gratuito. Il piano gratuito comprende gli utenti, lo spazio e le funzioni indicati nel listino, che il Fornitore può cambiare nel tempo. È offerto così com'è, senza impegni di disponibilità né di assistenza. Se nessuno accede a un'azienda con il piano gratuito per un periodo prolungato, gli amministratori ricevono un avviso via email; trascorsi i giorni indicati nell'avviso, e dopo un ultimo avviso con la data, l'azienda viene chiusa e i suoi dati cancellati. Basta un accesso, anche dall'app o dal programma che sincronizza i file, per fermare tutto.
7. Disponibilità del Servizio
Il Fornitore si adopera per garantire la continuità e la sicurezza del Servizio, ma non ne garantisce la disponibilità ininterrotta e priva di errori. Potranno verificarsi sospensioni per manutenzione, aggiornamenti o cause di forza maggiore. Nessun dato sulla disponibilità o sui tempi di ripristino e assistenza costituisce una garanzia contrattuale, salvo che sia espressamente indicato in un'offerta o in un accordo scritto approvato.
8. Proprietà intellettuale e feedback
Il software, il marchio «Flow», la grafica e ogni altro elemento del Servizio sono di titolarità del Fornitore o dei suoi licenzianti e sono protetti dalle norme in materia di proprietà intellettuale. Le presenti Condizioni non trasferiscono alcun diritto se non quello di utilizzare il Servizio nei limiti del piano sottoscritto.
Qualora ci invii suggerimenti, segnalazioni o proposte di miglioramento («feedback»), potremo utilizzarli liberamente per sviluppare e migliorare il Servizio, senza che ciò dia luogo ad alcun obbligo o compenso nei tuoi confronti.
9. Servizi di terzi
Il Servizio si avvale di fornitori terzi, fra cui Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, e può contenere collegamenti a servizi non gestiti dal Fornitore. I fornitori che trattano dati personali per conto del Fornitore, con il loro ruolo e il luogo del trattamento, sono elencati nella Privacy Policy e nell'accordo sul trattamento dei dati. Le integrazioni con servizi di terzi che il cliente sceglie di collegare (per esempio Microsoft 365 per il calendario) sono regolate anche dalle condizioni di quei servizi.
10. Storage scelto dal cliente
Quando il piano lo prevede, il cliente può chiedere di usare un proprio account Azure Blob o uno storage S3 compatibile verificato. In questo caso il cliente mantiene il controllo del rapporto col provider e delle credenziali e resta responsabile di disponibilità, capacità, ridondanza, backup e sicurezza della propria infrastruttura; Flow resta responsabile del funzionamento del Servizio entro il perimetro contrattualmente definito.
11. Supporto e integrazioni
Supporto dedicato, migrazione e integrazioni con sistemi del cliente sono disponibili soltanto quando inclusi nel piano o in un'offerta separata. Canali, orari, attività comprese, tempi obiettivo, proprietà e manutenzione delle integrazioni sono quelli indicati nella specifica offerta; non si presumono inclusi nel Servizio standard.
12. Protezione dei dati personali
Il trattamento dei dati personali è descritto nella Privacy Policy, che costituisce parte integrante delle presenti Condizioni. Per i dati che il cliente carica nel Servizio, di cui GRK è responsabile del trattamento, vale l'accordo sul trattamento dei dati, che è parte integrante delle presenti Condizioni e si accetta con esse.
La funzione facoltativa Suggerimenti di KAi serve solo a proporre automazioni al singolo utente che la attiva per sé: non è uno strumento di controllo dell'attività dei lavoratori. Il Fornitore non mette a disposizione del cliente il registro né i suggerimenti dei singoli utenti. Il cliente si impegna a non usarla, né a chiedere ai propri utenti di usarla, per controllare, misurare o valutare il lavoro, e a informare i propri lavoratori sugli strumenti di lavoro come previsto dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori).
13. Garanzie e limitazioni di responsabilità
Il Servizio è fornito «così com'è» e «come disponibile». Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore non presta garanzie, esplicite o implicite, ulteriori rispetto a quelle inderogabili. Pur mettendo in atto versioni, cestino e ridondanza dello storage, ti raccomandiamo di conservare una copia dei dati per te essenziali.
Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde dei danni indiretti o consequenziali, quali perdita di profitti, di avviamento o di dati intesa come conseguenza indiretta, o interruzione dell'attività. In ogni caso, la responsabilità complessiva del Fornitore nei confronti dell'utente è limitata all'importo da questi corrisposto per il Servizio nei dodici mesi precedenti l'evento da cui deriva la responsabilità.
Nulla nelle presenti Condizioni esclude o limita la responsabilità per dolo o colpa grave, per morte o lesioni personali, né negli altri casi in cui ciò non sia consentito dalla legge applicabile, ivi compresi i diritti inderogabili riconosciuti ai consumatori.
14. Manleva
Ti impegni a tenere indenne e manlevare il Fornitore da pretese, danni o spese (incluse ragionevoli spese legali) avanzate da terzi e derivanti dai contenuti che carichi, dal tuo uso del Servizio in violazione delle presenti Condizioni o della legge, o dalla violazione di diritti di terzi.
15. Durata, cessazione e uscita dei dati
Le presenti Condizioni si applicano per tutta la durata del rapporto. Il cliente può chiedere in qualsiasi momento la cessazione del rapporto o il passaggio a un altro fornitore, dal Supporto in Flow o ai recapiti indicati sul sito, con un preavviso che non supera i due mesi. Il Fornitore può sospendere o cessare il rapporto nei casi previsti dalle presenti Condizioni o dalla legge.
Esportazione dei dati. Un amministratore può esportare i
dati dell'azienda in qualsiasi momento, non solo alla cessazione: da
Console amministratore › Impostazioni › «Esporta i dati» si prepara un
archivio in formato aperto (JSON) con utenti, spazi e loro membri, elenco
dei file e delle loro versioni, commenti ed etichette, condivisioni,
calendari, task, cataloghi, chat degli spazi e del canale aziendale e
registro delle attività; il contenuto dei file si scarica con il client
di Flow o con il comando flow-cli export. Sono esportabili i dati dell'azienda visibili agli amministratori; le
conversazioni private e gli spazi personali restano dei singoli utenti.
Il contenuto delle versioni precedenti dei file si recupera da Flow prima
della cessazione.
Tempi e cancellazione. Il passaggio si completa entro 30 giorni dalla fine del preavviso. Dopo la cessazione i dati restano disponibili per l'esportazione per almeno 30 giorni, indicati nell'email di fine servizio; poi vengono cancellati in modo definitivo, come previsto dalla Privacy Policy e dal DPA. Il passaggio e l'esportazione dei dati non hanno costi.
Prove delle firme elettroniche. Ogni documento firmato con il Servizio contiene una pagina di certificazione con le prove della firma: chi ha firmato, quando, come è stato identificato, da quale indirizzo e l'impronta digitale del documento. Il documento firmato è un tuo file e resta tra i tuoi file. Il registro delle pratiche di firma si conserva finché la firma elettronica è compresa nel tuo piano: se la perdi cambiando piano vale la regola del cambio di piano (punto 6), il registro resta per il periodo indicato nell'email e poi viene cancellato; alla cessazione del rapporto viene cancellato con gli altri dati dell'azienda. Da quel momento conservare i documenti firmati, e con essi le prove, è compito tuo.
16. Riservatezza
Ciascuna parte tratta come riservate le informazioni non pubbliche dell'altra ricevute in ragione del rapporto e le usa solo per eseguirlo. Il Fornitore accede ai contenuti del cliente solo per erogare il Servizio, per l'assistenza richiesta dal cliente, per la sicurezza o per obbligo di legge, come descritto nell'accordo sul trattamento dei dati.
17. Forza maggiore
Nessuna parte risponde dei ritardi o degli inadempimenti dovuti a eventi fuori dal suo ragionevole controllo, come guasti di reti o di fornitori terzi, attacchi informatici, eventi naturali o provvedimenti delle autorità, purché si adoperi per limitarne gli effetti. La forza maggiore non esonera dagli obblighi di pagamento.
18. Modifiche alle Condizioni
Il Fornitore può aggiornare le presenti Condizioni per riflettere cambiamenti nel Servizio o nella normativa. Ogni versione è identificata dalla data di aggiornamento in testa alla pagina. Le modifiche che riducono i diritti del cliente sono comunicate agli amministratori via email almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore: chi non le accetta può chiedere la cessazione del rapporto (punto 15) prima di quella data, senza costi. Le modifiche richieste dalla legge o dalla sicurezza, e quelle che non riducono i diritti del cliente, possono valere da subito. L'uso del Servizio dopo l'entrata in vigore vale come accettazione.
19. Cessione e disposizioni finali
Non puoi cedere i diritti e gli obblighi derivanti dalle presenti Condizioni senza il consenso scritto del Fornitore; il Fornitore può cederli a società controllate, collegate o in caso di operazioni societarie, senza pregiudizio per i tuoi diritti. Le comunicazioni tra le parti avvengono tramite l'indirizzo email associato all'account o gli appositi recapiti indicati sul sito.
Le presenti Condizioni, unitamente alla Privacy Policy e all'accordo sul trattamento dei dati, costituiscono l'intero accordo tra le parti in merito al Servizio. L'eventuale invalidità o inefficacia di una singola clausola non pregiudica la validità delle restanti. Il mancato esercizio di un diritto non ne comporta rinuncia. Le clausole che per loro natura devono valere oltre la fine del rapporto (in particolare i punti 5, 13, 14, 15, 16 e 20) restano valide anche dopo.
20. Legge applicabile e foro competente
Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia sarà competente in via esclusiva il Foro di Milano, salvo il foro inderogabile del consumatore ove applicabile.
Approvazione specifica
Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile, il cliente approva specificamente le seguenti clausole: 4 (sospensione e chiusura dell'account), 6 (rinnovo automatico, pagamento non riuscito e sospensione, rimborsi), 7 (disponibilità del Servizio), 13 (garanzie e limitazioni di responsabilità), 14 (manleva), 15 (durata e cessazione), 18 (modifiche alle Condizioni), 19 (cessione) e 20 (foro competente esclusivo). L'approvazione si dà con una spunta separata al momento dell'acquisto o dell'iscrizione.