Erste Schritte

Flow ist der Dateibereich deines Unternehmens. Die Dateien liegen auf einem Server, nicht auf deinem Computer, und du erreichst sie von drei Orten aus: im Browser, im Finder auf dem Mac und im Datei-Explorer unter Windows. Es sind dieselben Dateien: Was du an einer Stelle änderst, siehst du auch an den anderen.

Im Browser ist schon alles bereit: Öffne flow.kaigrid.ai (oder die eigene Adresse deines Unternehmens, falls es eine hat), melde dich mit deiner E-Mail-Adresse an, und du kannst sofort loslegen, ohne etwas zu installieren. Die Apps für Mac und Windows haben einen anderen Zweck: Sie lassen die Dateien in den Ordnern deines Computers erscheinen, damit du sie mit dem Programm öffnest, das du gewohnt bist.

Die Einladung bekommst du vom Administrator deines Unternehmens: Damit meldest du dich mit deiner E-Mail-Adresse an. Wenn du selbst der Administrator bist, zum Beispiel wenn dein Unternehmen mit der kostenlosen Testversion beginnt, kommt die Einladung von uns. Öffne den Link in der Einladungs-E-Mail, wähle dein Passwort, und ab dann meldest du dich unter flow.kaigrid.ai mit deiner E-Mail-Adresse an.

Bei der ersten Anmeldung findest du bereits einen persönlichen Bereich vor: Er gehört dir, nur du siehst ihn, und er wird beim ersten Mal automatisch angelegt. Die mit den Kollegen geteilten Bereiche weist dir der Administrator zu; sie erscheinen im Menü links unter Bereiche.

Wenn die Einladung abgelaufen ist oder nicht ankommt, bitte den Administrator, sie erneut zu senden: Der Link gilt nur einmal und hat ein Ablaufdatum.

Wenn dein Unternehmen sie aktiviert hat, fragt Flow nach dem Passwort einen zweiten Code ab. Er schützt dein Konto auch dann, wenn jemand dein Passwort kennen sollte.

Beim ersten Mal wählst du selbst, wie du ihn erhältst:

• mit einer Authentifizierungs-App (Google Authenticator, 1Password und ähnliche): Du scannst den QR-Code, den Flow auf dem Bildschirm zeigt, und bestätigst mit dem ersten Code. Das ist der empfohlene Weg;
• mit einem Code per E-Mail, wenn dir das lieber ist: Du erhältst ihn an die Adresse deines Kontos.

Bei den folgenden Anmeldungen wirst du nur noch nach dem Code gefragt. Die Verifizierung gilt für alle Anwendungen des Ökosystems: Einmal in der Sitzung erledigt, wird sie beim Wechsel von einer Anwendung zur anderen nicht erneut abgefragt.

Zwei Dinge solltest du wissen:

• der Administrator aktiviert sie für das ganze Unternehmen, in der Admin-Konsole;
• sie ist eine Funktion des Tarifs: Der Administrator kann sie aktivieren, wenn der Tarif des Unternehmens sie enthält.

Es gibt zwei Arten von Bereichen, und der Unterschied zählt, denn er entscheidet, wer was sieht.

Der persönliche Bereich gehört dir und nur dir: Die Dateien darin siehst nur du. Er ist der richtige Ort für Dinge, die du gerade vorbereitest.

Die geteilten Bereiche sind die des Teams: „Marketing“, „Verwaltung“, so wie dein Unternehmen sie genannt hat. Wer dazugehört, entscheidet der Administrator, und innerhalb eines Bereichs lassen sich Ordner für eine kleinere Gruppe reservieren.

Im Menü links findest du sie alle unter Bereiche: zuerst die Team-Bereiche, ganz unten My Flow.

Im Browser erledigst du schon alles: Du lädst Dateien hoch, indem du sie ins Fenster ziehst, öffnest Vorschauen ohne Herunterladen, teilst und suchst. Du brauchst nur den Browser und kannst sofort loslegen.

Wenn du an einem Computer arbeitest, der nicht dir gehört (dem eines Kunden, einem geliehenen Laptop), reicht dir der Browser: Öffne flow.kaigrid.ai (oder die eigene Adresse deines Unternehmens), melde dich mit deiner E-Mail-Adresse an, und die Dateien bleiben auf dem Server.

Du brauchst macOS 13 Ventura oder neuer. Das Installationsprogramm lädst du unter Desktop-Apps im Menü der App herunter: Das ist die maßgebliche Quelle, immer auf dem Stand der veröffentlichten Version.

1. Lade die Datei herunter und öffne sie, dann ziehe Flow in den Ordner „Programme“.
2. Öffne Flow und melde dich an mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort.
3. macOS fragt nach der Erlaubnis, die Dateien im Finder anzuzeigen: Erteile sie. Das ist der Schritt, mit dem der Ordner erscheint.

Danach findest du im Finder Flow in der Seitenleiste, mit deinen Bereichen darin. Alle Dateien sind da und belegen erst Speicherplatz, wenn du sie öffnest: Sie werden bei Bedarf heruntergeladen.

Du brauchst Windows 10/11. Wie auf dem Mac findest du das Installationsprogramm unter Desktop-Apps im Menü der App.

1. Lade das Installationsprogramm herunter und führe es aus.
2. Öffne Flow und melde dich an mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort.

Im Datei-Explorer erscheint der Ordner Flow mit deinen Bereichen. Auch hier sind alle Dateien da und werden heruntergeladen, wenn du sie öffnest: Dateien, die noch nicht geladen sind, tragen das Wolkensymbol.

Standardmäßig bleiben die Dateien auf dem Server und werden geladen, wenn du sie öffnest. Du kannst aber Ordner für Ordner entscheiden, und die Befehle heißen auf den beiden Systemen unterschiedlich, weil sie unter Windows vom System selbst kommen.

Auf dem Mac, Rechtsklick auf einen Ordner oder eine Datei:

• Make available offline: immer lokal behalten, auch ohne Netz;
• Make available online only: von der Festplatte entfernen, bleibt auf dem Server.

Unter Windows sind es die Systembefehle, die du schon kennst, wenn du OneDrive benutzt hast:

• Immer auf diesem Gerät beibehalten: das Gegenstück zu „Make available offline“;
• Speicherplatz freigeben: das Gegenstück zu „Make available online only“.

Es ist dieselbe Funktion mit zwei Namen: Unter Windows stellt das Betriebssystem sie in seinem Menü bereit, und Flow hält sich daran.

Ich kann mich nicht anmelden. Prüfe, ob du die E-Mail-Adresse verwendest, mit der du eingeladen wurdest. Wenn du dein Passwort vergessen hast, nutze „Passwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite. Wenn dein Unternehmen die Zwei-Schritt-Verifizierung nutzt und der Code nicht ankommt, sieh im Spam-Ordner nach.

Ich finde den Ordner Flow weder im Finder noch im Explorer. Das passiert, wenn die App noch nicht angemeldet ist: Öffne sie und melde dich an. Auf dem Mac braucht es außerdem die Systemerlaubnis, die Dateien im Finder anzuzeigen.

Die Dateien werden nicht heruntergeladen. Die Dateien bleiben auf dem Server und werden geladen, wenn du sie öffnest: Wenn sie nicht ankommen, hat die App meist die Verbindung verloren. Prüfe das Netz und starte Flow neu.

Ich finde einen Bereich nicht, den ich erwartet habe. Die geteilten Bereiche weist der Administrator deines Unternehmens zu: Bitte ihn, dich hinzuzufügen.

Wenn keine dieser Antworten weiterhilft, schreib uns über Kontakt auf der Website. Wenn du in Flow angemeldet bist, findest du im Menü auch Support, das deine Daten schon ausfüllt: Über die Website geht es dagegen immer, auch wenn die Anmeldung das Problem ist.