Die Anleitung für alle Funktionen von Flow.
Wenn du dich anmeldest, bringt dich Flow auf eine Seite, die deine Arbeit zusammenfasst. Sie ist keine Dateiliste: Sie besteht aus fünf Blöcken, und jeder beantwortet eine andere Frage.
Jeder Block zeigt die ersten fünf Einträge. Gibt es weitere, öffnet die Schaltfläche Alle anzeigen die vollständige Seite dieses Blocks.
Ein Block, der noch leer ist, sagt dir, was dort erscheinen wird. So ist die Seite schon am ersten Tag klar.
Wenn es dein erster Tag ist und du dich noch anmelden oder die Apps installieren musst, beginne mit Erste Schritte.
Das Menü links ist immer gleich, auf jeder Seite. Von oben nach unten:
Das Flow-Logo führt zurück zur Startseite: Es ist der Weg nach Hause, egal wo du gerade bist.
Bereiche listet die Team-Bereiche auf. Der Pfeil neben einem Bereich öffnet seine Ordner direkt im Menü, ohne den Bereich zu öffnen. Mit Neuer Bereich erstellst du einen, wenn deine Rolle es erlaubt.
Repositorys erscheint, wenn dein Unternehmen Git-Repositorys nutzt, und listet deine auf.
My Flow ist dein eigener Bereich.
Allgemein sammelt die Wege, Dinge wiederzufinden, statt sie dort zu suchen, wo sie liegen: Zuletzt verwendet, Favoriten, Von mir gesperrt, Tags, Geteilt, Signaturen (wenn dein Unternehmen die elektronische Signatur nutzt) und Papierkorb.
Unten, immer griffbereit: Desktop-Apps mit den Installationsprogrammen, Support, um uns zu schreiben, und Admin-Konsole, wenn du dein Unternehmen verwaltest. Darunter findest du den belegten Speicher im Verhältnis zum Gesamtvolumen des Plans, dein Profil, den Wechsel zwischen hellem und dunklem Design und Abmelden.
Mit der Schaltfläche oben lässt sich das Menü auf eine schmale Spalte mit Symbolen verkleinern: praktisch auf schmalen Bildschirmen oder wenn du mehr Platz für die Dateien willst. Auf Smartphone und Tablet ist es nicht fest, es lässt sich per Wischen öffnen und schließen.
Dieselben Dateien erreichst du über den Browser, über den Finder auf dem Mac und über den Datei-Explorer unter Windows. Es sind keine drei Kopien: Es ist dasselbe Archiv, gesehen durch drei Türen. Was du auf einer Seite änderst, erscheint auf den anderen.
Die Apps für Mac und Windows sind kein separates virtuelles Laufwerk: Sie fügen sich in das Dateisystem ein, und die Dateien von Flow liegen in einem Ordner wie alle anderen. Du arbeitest mit dem Programm, das du gewohnt bist, und speicherst dort, wo du immer speicherst.
Die Struktur siehst du sofort, der Inhalt kommt, wenn er gebraucht wird. Sobald die App verbunden ist, sind alle Ordner und Namen da, belegen aber keinen Platz auf der Festplatte: Der Inhalt einer Datei wird geladen, wenn du sie zum ersten Mal öffnest. Deshalb füllt ein Bereich mit Hunderten Gigabyte deinen Laptop nicht.
Änderungen verbreiten sich von selbst, ohne dass du etwas aktualisieren musst: Wenn jemand aus dem Team eine Datei verschiebt oder ändert, siehst du sie nach wenigen Sekunden aktualisiert.
Auf die Festplatte kommt nur, was du öffnest, und ab da entscheidest du: welche Ordner immer bereitliegen und was Flow selbst freigeben darf. Die Befehle für eine einzelne Datei oder einen einzelnen Ordner („Make available offline“ und „Make available online only“ im Finder sowie die Windows-Befehle „Immer auf diesem Gerät beibehalten“ und „Speicherplatz freigeben“) findest du in Erste Schritte, zusammen mit der Installation.
Flow kann selbst Platz schaffen. In den Einstellungen der App gibt es die Funktion Speicher freigeben, die von Flow, nicht zu verwechseln mit dem ähnlich lautenden Befehl im Windows-Menü. Schalte sie ein und wähle, nach welcher Zeit ohne Nutzung eine geladene Datei wieder nur online sein darf: 1 Tag, 1 Woche oder 1 Monat. Einmal am Tag, wenn der Computer ruht, geht Flow die Dateien durch, die du länger nicht geöffnet hast, und legt sie wieder auf den Server. Du siehst sie weiterhin im Finder oder im Datei-Explorer, und sie werden neu geladen, sobald du sie öffnest.
Unter der Auswahl steht, wie der letzte Durchlauf gelaufen ist („Letzter Durchlauf: heute um 04:00, 3,2 GB freigegeben“), so weißt du, wie viel Platz du zurückbekommen hast.
Standardmäßig ist sie ausgeschaltet: Solange du sie nicht einschaltest, bleibt alles auf dem Computer, was du geladen hast. Und in jedem Fall bleiben die Dateien, die gerade geöffnet sind, und die mit noch nicht hochgeladenen Änderungen, wo sie sind.
Die Ordner, die immer bleiben. Wenn „Speicher freigeben“ eingeschaltet ist, erscheint in den Einstellungen Ordner wählen, die immer bleiben sollen: Es öffnet das Fenster der synchronisierten Ordner, in dem jedes Kästchen einen dritten Zustand mit dem Schloss hat. Mit jedem Klick wechselst du von Synchronisieren zu nie freigeben und dann zu Nicht synchronisieren. Ordner mit Schloss (das Projekt, an dem du gerade arbeitest, die Dokumente, die du im Flugzeug brauchst) bleiben auf dem Computer, auch wenn du sie monatelang nicht öffnest.
Zusätzlich gelten die Befehle des Systems: „Geladen lassen“ im Finder und „Immer auf diesem Gerät beibehalten“ im Datei-Explorer.
Im Browser hast du zwei Wege. Ziehe die Dateien in das Fenster: Die Ablagezone zeigt dir, in welchem Ordner sie landen. Oder nutze die Schaltfläche Hochladen, die die Dateiauswahl öffnet.
Im Browser lädst du Dateien hoch: Den Ordner erstellst du in Flow mit Neuer Ordner und lädst hinein, was du brauchst.
Für einen ganzen Ordnerbaum gibt es einen bequemeren Weg: Vom Mac und von Windows kopierst du alles in den Flow-Ordner wie in jeden anderen Ordner, und es wird von selbst hochgeladen, mit allen Ordnern und ihrer Struktur. Das ist der richtige Weg, wenn du viel Material auf einmal hochladen musst.
Auf Smartphone und Tablet bietet die Schaltfläche Hochladen auch Foto aufnehmen, Dokument scannen und die Fotomediathek an.
Während des Hochladens siehst du den Fortschritt Datei für Datei, und jede Datei läuft für sich.
Ein Klick auf eine Datei öffnet ihre Vorschau: Meistens musst du nichts herunterladen, um sie anzusehen.
Um sie auf dem Computer zu haben, gibt es Herunterladen. Wenn du mehrere Einträge oder einen ganzen Ordner auswählst, bereitet Flow eine ZIP-Datei vor und schickt sie dir: Die Vorbereitung dauert einen Moment, und Flow sagt dir Bescheid, wenn der Download startet.
Vom Mac und von Windows öffnest du die Datei per Doppelklick, wie jede andere: Ist der Inhalt noch nicht auf der Festplatte, wird er in diesem Moment geladen. Änderungen, die du speicherst, werden von selbst hochgeladen.
Neuer Ordner erstellt einen Ordner an der Stelle, an der du gerade bist. Umbenennen, Verschieben und Löschen erledigst du über das Menü … jedes Eintrags, und das funktioniert auch für mehrere gemeinsam ausgewählte Einträge.
Innerhalb eines Bereichs kann ein Ordner eigene Berechtigungen haben. Das ist die Antwort auf den konkreten Fall: Der Bereich „Buchhaltung“ gehört der ganzen Abteilung, der Ordner mit den Gehältern aber nicht.
Wenn du bei einem Ordner Zugriff öffnest, wählst du zwischen zwei Zuständen:
Für jede hinzugefügte Person wählst du darf bearbeiten oder Nur lesen. Die Berechtigungen eines Ordners ändern die Admins und alle, die für diesen Ordner „darf bearbeiten“ haben.
Wenn neben dem Namen eines Ordners oder einer Datei ein kleines Symbol erscheint, ist dieser Ordner für einen KI-Assistenten geöffnet: Fährst du mit der Maus darüber, siehst du, für welche Verbindung, und das Informationsfenster nennt sie ausführlich.
Die Vorschau dient dazu, ein Dokument anzusehen, ohne es herunterzuladen: Sie öffnet sich im Browser, im Vollbild, und von dort kannst du durch die anderen Dateien desselben Ordners blättern.
Sie funktioniert mit den Dokumenten des Alltags (PDF, Office-Dateien, Bilder, Text) und gilt auch für alle, die einen Freigabelink ohne eigenes Konto öffnen: Ein Gast sieht die Dokumente so, wie du sie siehst.
Wenn du einen Ordner so ansiehst, wie er in der Vergangenheit war, setzt du ein Dokument zurück oder öffnest seine Versionen, um es noch einmal anzusehen.
Abhängig vom Plan
Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente sowie PDFs bearbeitest du direkt in Flow, ohne sie herunterzuladen und ohne das Programm installiert zu haben: über das Menü einer Datei, Bearbeiten.
Änderungen werden automatisch gespeichert. Es gibt keine „Speichern“-Schaltfläche, an die du denken musst: Der Editor speichert laufend, und jede Arbeitsrunde wird zu einer Version der Datei wie jede andere Speicherung.
Die Formate, die der Editor zum Bearbeiten öffnet:
Die Formate der vorigen Office-Generation (doc, xls, ppt sowie dot, xlt, pot, pps) öffnest du mit Öffnen, und Flow bietet Umwandeln und bearbeiten an: Es erstellt die moderne Kopie neben dem Original (doc zu docx, xls zu xlsx, ppt zu pptx) und öffnet diese. Das Original bleibt, wie es ist.
Wenn jemand aus dem Team dasselbe Dokument gerade im Browser bearbeitet, siehst du das: Flow sagt dir, wer es ist. Und wenn die Datei von jemand anderem gesperrt ist, öffnet sich der Editor im Modus Nur lesen und erklärt dir den Grund. So arbeitest du nicht an etwas, das du danach nicht speichern könntest.
Auch ein PDF in einem Signaturvorgang öffnet sich nur zum Lesen: Ein Dokument, das jemand gerade unterschreibt, kann sich nicht unter seinen Händen ändern.
Wenn du eine Weile an einer Datei arbeiten musst und nicht willst, dass sie in der Zwischenzeit jemand anderes ändert, sperre sie für dich: über das Menü der Datei, Sperren.
Ab diesem Moment sehen, öffnen und laden die anderen sie herunter, aber sie können sie nicht ändern: Wer es versucht, erfährt, dass die Datei Von dir gesperrt ist. Du kannst einen Hinweis für das Team hinterlassen, und das lohnt sich: „Ich überarbeite gerade Kapitel 3“ erspart einen Anruf.
Die Sperre hat ein Ablaufdatum. Das Datum steht an der Datei, und ab diesem Moment kann die Datei wieder von allen geändert werden: So bleibt sie für das Team verfügbar, auch wenn die Sperre nicht von Hand aufgehoben wird.
Wenn du fertig bist, Freigeben. Alle Dateien, die du gesperrt hast, liegen an einem einzigen Ort (Von mir gesperrt im Menü), und jeden Morgen kannst du per E-Mail eine Übersicht mit den Ablaufdaten erhalten.
Du kannst auch einen Ordner sperren: Die Dateien darin gelten dann als von dir gesperrt. Admins können bei Bedarf die Freigabe erzwingen, wenn jemand anderes eine Sperre hält: Die Datei verliert den Schutz, und die Aktion wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Drei Wege, eine Datei wiederzufinden, ohne dich zu erinnern, wo sie liegt.
Favoriten: Der Stern an einer Datei oder einem Ordner fügt sie der Liste Favoriten im Menü hinzu. Das ist für die Dinge gedacht, zu denen du jeden Tag zurückkehrst.
Zuletzt verwendet sammelt die zuletzt bearbeiteten Dateien, die neueste zuerst, nicht nur deine: auch die anderer Personen in den Bereichen, die ihr teilt. Hier machst du am besten mit der Arbeit von gestern weiter.
Tags sind Wörter, die Dateien nach Thema gruppieren („Rechnungen“, „Verträge“), unabhängig vom Ordner, in dem sie liegen. Zwei Dinge solltest du wissen: Das Vokabular der Tags legt jemand mit der Rolle Administrator an, und die Tags gehören zur KI-Suche, sie sind also verfügbar, wenn der Plan deines Unternehmens sie enthält.
Wenn ein Tag eine Beschreibung hat, vergibt Flow ihn selbst an die Dokumente, die dazu passen. Was die KI vergibt, ist als solches gekennzeichnet, und deine Korrektur hat immer Vorrang: Wenn du einen Tag entfernst, kommt er nicht zurück.
Jede Datei hat ihre eigene Unterhaltung, direkt bei der Datei und nicht in einer verstreuten E-Mail. Das Kommentarfenster öffnest du über das Menü … → Kommentare oder über die Sprechblasen-Schaltfläche in der Detailansicht der Datei.
Du schreibst, antwortest innerhalb einer Diskussion, nutzt Emojis und erwähnst jemanden aus dem Team mit @: Während du schreibst, schlägt Flow die Mitglieder des Bereichs vor, und wer erwähnt wird, erhält eine E-Mail. Du kannst deine eigenen Kommentare löschen, nicht die der anderen.
Benachrichtigungen per E-Mail erhalten alle, die an der Unterhaltung teilnehmen oder erwähnt werden, und du schaltest sie in deinem Profil unter Benachrichtigungen aus.
Kommentare gibt es zu Dateien, nicht zu Ordnern, und sie stehen allen zur Verfügung: Sie hängen nicht vom Plan ab.
Abhängig vom Plan
Flow hat einen Chat für das Unternehmen, mit denselben Personen und denselben Bereichen wie bei den Dateien. In der Web-App öffnest du ihn über den Eintrag Chat im Menü, auf dem Smartphone über die Leiste unten; auf Mac und Windows über das Flow-Fenster, in einem Fenster, das offen bleibt, während du arbeitest.
Die Unterhaltungen sind schon eingerichtet: Jeder Team-Bereich hat seinen Kanal mit seinen Mitgliedern; Alle umfasst das ganze Unternehmen; und mit jeder Person aus dem Team kannst du eine Unterhaltung zu zweit beginnen. Einen Kanal sieht, wer die Dateien des Bereichs sieht.
Du schreibst, antwortest auf eine Nachricht, fügst eine Reaktion hinzu und erwähnst jemanden aus dem Team mit @: Die Person erhält eine Benachrichtigung. Mit der Taste + neben dem Eingabefeld hängst du Dateien vom Computer oder aus Flow an und fügst Symbole ein. Mit dem Pfeil neben Senden wählst du, wie die Nachricht verschickt wird: normal oder als Nachricht, die sich wenige Sekunden nach dem Lesen selbst löscht.
Anhänge bleiben Dateien von Flow. Alle Beteiligten finden die Datei in ihrem Bereich unter My Flow › Chat, mit dem Namen der Unterhaltung: synchronisiert auf dem Computer, mit Versionen und Papierkorb wie jede andere Datei.
Oben im Chat findet Nachrichten durchsuchen Wörter, Sätze und Verfasser; die Nachrichten erscheinen auch in der allgemeinen Suche von Flow. Auf dem Computer kommt für Direktnachrichten und Erwähnungen eine Systembenachrichtigung.
Die Nachrichten werden verschlüsselt auf unseren Servern gespeichert.
Abhängig vom Plan
Wenn deine Produkte schon in Excel- oder CSV-Tabellen stehen, mit den Fotos und Datenblättern daneben, erstellt Flow daraus einen gesetzten PDF-Katalog und einen Web-Katalog, der sich über einen Link öffnen lässt. Die Dateien bleiben, wo sie sind: Der Katalog nutzt sie von dort, ohne sie zu kopieren oder zu verschieben.
Dieses Kapitel ist eine Zusammenfassung: Jeder Schritt wird im Leitfaden zu Produktkatalogen ausführlich beschrieben.
Unter Kataloge im Menü fragt Neuer Katalog nach dem Namen und danach, wie du beginnen willst:
In den Dateien kommst du an dieselbe Stelle mit Katalog aus diesem Ordner erstellen im Menü eines Ordners.
In jedem Schritt macht Flow einen Vorschlag, und du bestätigst oder korrigierst: Die empfohlenen Optionen sind schon aktiv, und mit Zurück und Weiter wechselst du zwischen den Schritten.
Tabellen: die im Ordner gefundenen Tabellenblätter, in Blöcken. Jede Produkttabelle hat einen Schalter, um sie in den Katalog aufzunehmen, und ihren Schlüssel: die Spalte mit dem Produktcode. Gibt es mehrere Produkttabellen, wählst du für jede auch den Namen der Familie. Darunter stehen unter Sie fügen Daten hinzu die Blätter, die denselben Codes weitere Daten liefern, zum Beispiel eine Preisliste: Für jedes wählst du den Schlüssel, also die Spalte mit dem Produktcode, und die Zu importierenden Felder. Neben dem Schlüssel siehst du einen Code, der in beiden Dateien vorkommt, und wie viele Codes ein Produkt finden. Mit Als Produkttabelle verwenden tauschst du die Rollen der beiden Blätter. Ganz unten die anderen Versionen derselben Datei, mit den Unterschieden im Klartext: Du wählst, welche verwendet wird.
Kopfzeilen: für jede Tabelle die Zeile mit den Spaltennamen. Ist die markierte nicht die richtige, wählst du eine andere; mit Keine Kopfzeile heißen die Spalten A, B, C… und du benennst sie im nächsten Schritt um. Dateien ohne Spaltentitel, etwa Exporte aus einer Datenbank, erkennt Flow selbst und beginnt gleich mit Keine Kopfzeile.
Spalten: Für jede Spalte legst du unter Wird zu fest, was sie wird: Produktcode, Produktname, Abschnitt, Feld oder Ein Dateiname. Daneben blätterst du durch die Beispiele, Produkt für Produkt, und mit einem Schalter entscheidest du, was importiert wird. Durch Ziehen der Zeilen änderst du die Reihenfolge der Felder, die im Katalog und im PDF gleich ist. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details:
Wenn in der Code-Spalte einige Zeilen Abschnittstitel sind, wählst du Codes und Abschnittstitel und beschreibst, wann eine Zeile ein Titel ist, mit einfachen Bedingungen wie „ist leer“ oder „beginnt mit“: Flow zeigt dir sofort, wie viele Titel und wie viele Produkte sich ergeben. Eine Spalte mit JSON-Daten wird automatisch in mehrere Felder aufgeteilt. Unter Felder ohne Spalte fügst du die Felder hinzu, die keine Tabelle enthält und die du in Flow ausfüllst.
Alle Spalten stehen in einer einzigen Ansicht: Neben jeder sagt Aus, aus welcher Datei sie stammt, und von den Blättern, die Daten hinzufügen, findest du die im Schritt Tabellen gewählten Felder. Kann der gewählte Typ die Werte der Spalte nicht lesen, etwa «kg. 8» als Zahl, sagt dir ein Hinweis, wie viele es sind, und schlägt Kurztext verwenden vor; behältst du den Typ, werden diese Werte so übernommen, wie sie geschrieben sind. Derselbe Hinweis erscheint, wenn eine Auswahl mehr verschiedene Werte hat, als sie aufnehmen kann.
Dateien: wie Fotos, Datenblätter und Zeichnungen mit den Produkten verknüpft werden: Für jede Tabelle wählst du die Spalte, die mit den Dateinamen verglichen wird, und siehst, wie viele Dateien jede erfasst. Flow erkennt einen Namen, der dem Code entspricht, einen Namen, der mit dem Code beginnt, einen Ordner mit dem Namen des Codes und den Code innerhalb des Namens. PDF-Datenblätter werden zu Datenblatt, DWG-, DXF- und STEP-Dateien zu Zeichnung, Fotos zu Hauptbild oder Galerie. Bleibt eine Datei außen vor, gibst du mit den Regeln per Beispiel den Code eines Produkts und den Namen einer seiner Dateien ein: Flow leitet daraus die Regel ab und zeigt dir mit Anwenden, wie viele Dateien zusätzlich verknüpft werden.
Erstellen: der Name des Katalogs, die Sprache der Texte, die Währung und die Katalogsprachen. Die Übersicht zeigt Produkte, Abschnitte, Felder und verknüpfte Dateien, mit dem, was du wissen solltest, etwa doppelte Zeilen oder Zeilen ohne Code. Dann Mit N Produkten erstellen.
Im Tab Einstellungen des Katalogs findest du dieselben fünf Schritte mit den getroffenen Entscheidungen wieder: Du erstellst und änderst immer an derselben Stelle. Hier wählst du auch Wohin die PDFs kommen.
Wenn sich die Tabellen ändern, wird der letzte Schritt zu Katalog aktualisieren, und bevor du bestätigst, siehst du, was passieren wird: neue Produkte, Produkte mit neuen Werten, Produkte, die nicht mehr in den Dateien stehen und archiviert werden, und zurückgekehrte Produkte. Von Hand korrigierte Werte bleiben, wie sie sind, und Produkte, die nicht mehr in den Dateien stehen, werden archiviert: Sie werden nicht gelöscht.
Ein Katalog, der leer oder als Beispiel begonnen wurde, hat hier seine Felder, die Familien, den Ausgangsordner, aus dem die Dateien verknüpft werden, und, wann immer du willst, Wähle einen Ordner, um Tabellen hineinzubringen.
Der Tab Produkte listet die Produkte mit Miniatur, Code, Name, Abschnitt, Vollständigkeit und Status auf. Du suchst nach Code oder Name, filterst nach Abschnitt, Familie und Status und fügst mit Neues Produkt eines von Hand hinzu. Wählst du mehrere Produkte aus, änderst du Status, Abschnitt oder Familie für alle gemeinsam.
Jedes Produkt ist Entwurf, Fertig oder Archiviert: Das entscheidest du, und beim Export kannst du nur die fertigen Produkte behalten. Das Produktblatt enthält die gruppierten Felder, die Katalogsprachen, die Vorschau, wie es im PDF aussehen wird, und rechts die Vollständigkeit mit dem, was noch fehlt. Mit Dateien verknüpfen fügst du Fotos, Zeichnungen und Datenblätter hinzu und wählst ihre Rolle: Die Dateien bleiben in ihren Ordnern, und die Verknüpfung bleibt bestehen, auch wenn du sie verschiebst oder umbenennst. Der Änderungsverlauf zeigt, wer was wann geändert hat.
Der Tab Abschnitte zeigt den Baum der Abschnitte und Unterabschnitte, mit dem Namen in jeder Sprache und der Anzahl der Produkte in jedem. Du erstellst sie, benennst sie um und ordnest sie mit Nach oben und Nach unten: Das ist die Reihenfolge der Kapitel im Katalog. Ein Produkt kommt über sein Produktblatt in einen Abschnitt, oder zusammen mit anderen über den Tab Produkte.
Im Tab Aussehen stehen die Einstellungen in drei Gruppen, aufgeteilt in Karten, die sich auf- und zuklappen lassen:
Ganz oben lässt Eine Einstellung suchen nur die Karten sichtbar, die das gesuchte Wort enthalten, schon aufgeklappt und mit hervorgehobenem Wort.
Daneben ist die Vorschau, die jeder Wahl folgt, während du sie triffst, noch bevor du speicherst. Mit PDF siehst du die ersten Seiten, alle zusammen oder einzeln, groß, zum Durchblättern; mit Web siehst du die Seite des Web-Katalogs mit den ersten Produkten, wie auf einem Computer oder wie auf einem Smartphone. Wenn dir das Ergebnis gefällt, Speichern.
Das Deckblatt. Unter Deckblatt wählst du die Vorlage aus elf: Vollfläche, Hell mit Band, Zentriert, Seitenstreifen, Halb und halb, Rahmen, Riesentitel, Diagonale, Streifen, Editorial und Deckblattfoto. Jede funktioniert mit und ohne Logo. Mit Deckblattfoto wählst du auch das Deckblattbild aus den Bildern, die schon in Flow hochgeladen sind. Hier legst du die Farbe des Deckblatts fest und, für Titel und Untertitel, Farbe und Größe. Unter den Farben sind auch Weiß und Schwarz, und mit dem Farbwähler wählst du jede beliebige Farbe. Textfarbe gilt für alle Texte des PDFs: Beschriftungen und Ränder übernehmen sie in einer helleren Variante.
Die Bilder. Unter Bilder entscheidest du, ob die Produktfotos verwendet werden und, wenn ein Foto fehlt, ob stattdessen die erste Seite des PDF-Datenblatts verwendet wird. Für Produkte, die ohne Bild bleiben, wählst du, was angezeigt wird: ein graues Feld, der Text „Bild nicht verfügbar“, das Logo des Katalogs, nichts oder ein eigenes Bild. Die Option Automatisches Seitenverhältnis gibt den Bildfeldern die passende Form für das Layout; schaltest du sie aus, wählst du die Form selbst. Mit Einpassung füllt das Foto das Feld oder ist vollständig sichtbar, auf weißem Grund. Du kannst einen Rahmen und abgerundete Ecken hinzufügen. Diese Einstellungen gelten für das PDF und für den Web-Katalog.
Die Seite. Unter Seite wählst du das Querformat, ob jeder Abschnitt auf einer neuen Seite beginnt, die Farbe und Größe der Abschnittstitel und wo die Verzeichnisse stehen. Kopf- und Fußzeile haben drei Felder, links, in der Mitte und rechts, für das Logo, den Namen des Katalogs, den Abschnitt, die Seitenzahl, das Datum oder einen freien Text.
Unter Exportieren wählst du mit dem Format PDF die Sprache, ob die Preise gedruckt werden, ob Nur fertige Produkte enthalten sind und ob alles exportiert wird oder Nur einige Abschnitte. Das PDF wird im Ordner Exported catalogs gespeichert oder in dem, der unter Wohin die PDFs kommen gewählt ist: Gibt es die Datei schon, wählst du, ob du die Datei ersetzt, die unter den Versionen erhalten bleibt, oder daneben eine neue erstellst. Während der Export läuft, kannst du das Fenster mit Schließen und weiterarbeiten lassen schließen.
Das PDF hat Lesezeichen für Verzeichnis, Abschnitte und Produkte. Die zuletzt exportierten Dateien erscheinen oben auf der Seite des Katalogs, mit Seitenzahl und Datum.
Unter Exportieren wählst du mit dem Format Web die Sprache und ob die Preise angezeigt werden; Im Web veröffentlichen speichert eine Ausgabe des Katalogs im Ordner Exported catalogs. Von dort erstellst du den Link mit Mit Optionen teilen…, wie bei jeder Datei, bei Bedarf mit Passwort und Ablaufdatum. Der Link wird nur einmal erstellt: Die folgenden Ausgaben erscheinen unter demselben Link, und wer ihn öffnet, sieht immer die neueste.
Wer den Link öffnet, findet die Produkte nach Abschnitten geordnet, die Suche nach Code, Name oder Eigenschaft und schnell ladende Bilder, auch auf dem Smartphone.
Im Bereich Dateien erkennst du die Ausgabe am Globus und an der Kennzeichnung Webkatalog: Öffnest du sie, siehst du den Katalog so, wie ihn sieht, wer den Link hat, mit Katalog öffnen und Link zum Teilen.
Unter Farben und Größen wählst du die Textfarbe, die Akzentfarbe (Schaltflächen, Warenkorb, Abschnittstitel) sowie Farbe und Größe in Pixeln für Titel und Untertitel. Vom PDF übernehmen kopiert sie aus den Druckeinstellungen. Änderst du sie danach im PDF, klicke erneut darauf, um sie auch ins Web zu übernehmen.
Mit Warenkorb und Anfragen unter Webseite fügt, wer den Web-Katalog besucht, Produkte zu einer Anfrage hinzu und sendet sie als Angebot, Bestellung oder Informationsanfrage. Die Anfrage kommt per E-Mail bei dir an und bleibt im Tab Anfragen des Katalogs, mit den Kontaktdaten und den angefragten Produkten. Nachdem du die Funktion eingeschaltet hast, veröffentliche den Web-Katalog erneut. Um neue Produktdaten ins Web zu bringen, veröffentliche eine neue Ausgabe.
Kataloge erstellen Admins oder Personen, die unter Verwaltung → Nutzer die Berechtigung dafür erhalten haben. Unter Mitglieder wählt, wer für den Katalog Verantwortlich ist, wer darf bearbeiten und wer Nur lesen hat: Wer liest, sieht Produkte und Abschnitte, wer bearbeitet, auch Aussehen, Export und Anfragen.
Der Ordner, der einen Katalog speist, ist geschützt: Bevor du ihn löschst, weist Flow darauf hin, welcher Katalog diese Dateien nutzt.
Abhängig vom Plan
Flow hat einen Kalender für jede Person und einen für jeden Team-Bereich, mit denselben Mitgliedern, die dessen Dateien sehen. In der Web-App öffnest du ihn über den Eintrag Kalender im Menü, auf dem Smartphone über die Leiste unten; auf Mac und Windows ist er ein Abschnitt des App-Fensters, neben Chat und Dateien. Links findest du die Kalender in zwei Gruppen, Meine und Gruppen, und mit dem Schalter neben jedem Kalender wählst du, welche du siehst.
Oben wählst du die Ansicht: Tag, Woche, Monat oder Jahr, und mit Heute und den Pfeilen bewegst du dich in der Zeit. Um einen Termin zu finden, ohne durch die Monate zu blättern, suchst du ihn nach Namen.
Um einen Termin zu erstellen, klickst du auf Neu oder auf einen Tag bzw. eine freie Uhrzeit. Im Terminfenster gibst du Titel, Kalender, Beginn und Ende, Ort und Notizen an; mit Ganztägig belegt der Termin den ganzen Tag, und mit Farbe gibst du ihm eine eigene Farbe, sonst übernimmt er die des Bereichs. Um einen Termin zu verschieben, ziehst du ihn; um seine Dauer zu ändern, ziehst du seinen unteren Rand. In einem Bereich erstellt und ändert Termine, wer dessen Dateien bearbeiten darf; wer nur Leserechte hat, sieht sie ein.
Mit Wiederholen wiederholt sich der Termin täglich, an Werktagen, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder jährlich, bis zu dem Datum, das du unter Ende der Wiederholung wählst. Wenn du einen wiederkehrenden Termin änderst oder verschiebst, fragt Flow, worauf die Änderung angewendet werden soll: Nur diesen Termin, Diesen und alle folgenden oder Alle Termine. Mit Andere Zeitzone legst du den Termin in der Zeitzone einer anderen Stadt fest: Alle sehen ihn zu ihrer eigenen Uhrzeit.
Unter Gäste trägst du die Namen von Personen aus dem Team oder die E-Mail-Adresse von Personen außerhalb des Unternehmens ein. Personen aus dem Team finden den Termin in ihrem Kalender und antworten mit Ja, Vielleicht oder Nein; solange sie nicht antworten, erscheint der Termin gestrichelt. Wer nicht zum Unternehmen gehört, erhält eine E-Mail mit der Einladung und antwortet über die Links Accept, Maybe oder Decline in der E-Mail, ohne ein Konto anzulegen. Wenn sich der Termin ändert, wird die aktualisierte Einladung automatisch verschickt.
Mit Erinnerung wählst du, wann die Erinnerung kommt: als Benachrichtigung auf dem Smartphone und per E-Mail, an dich und an die eingeladenen Personen aus dem Team; tippst du auf die Benachrichtigung, öffnet sich der Termin. Im Dashboard zeigt die Kachel Nächste Termine die Termine der folgenden Tage.
KAi erstellt und verschiebt Termine für dich: Bitte zum Beispiel „trag mir die Messe vom 15. bis 17. ein“. KAi bereitet den Termin mit Gästen und Erinnerungen vor und speichert ihn, wenn du auf die Bestätigungstaste drückst. Im Chat lässt /evento gefolgt von einer Beschreibung KAi den Termin vorbereiten, und /oggi öffnet den Kalender beim heutigen Tag.
Um den Kalender auf anderen Geräten zu haben, öffne Geräte verbinden und wähle, wie:
Abhängig vom Plan
Ein Ordner kann von selbst Schritte ausführen, wenn etwas passiert: Eine Datei kommt an, eine Datei ändert sich, eine Signatur ist abgeschlossen, eine Prüfung geht ein. Oder er schickt jede Woche eine Zusammenfassung. Automationen gibt es mit KAi, dem Assistenten von Flow.
Du öffnest sie über Automationen: oben, wenn du im Ordner bist (auf dem Handy im Menü …), über das Menü des Ordners in der Liste oder über den Eintrag Automationen im Menü, der alle auflistet. Ordner mit einer aktiven Automation zeigen ihr Symbol neben dem Namen.
Mit Neue Automation schreibst du, was passieren soll, zum Beispiel „Ist es ein Vertrag, schick ihn Giulia zur Freigabe und verschieb ihn dann nach Verträge“, und drückst Mit KAi vorbereiten: KAi schlägt Namen, Start und Schritte vor. Du prüfst und korrigierst sie; verlangt der Satz etwas, das die Schritte nicht können, schreibt KAi das in eine Notiz. Mit Selbst erstellen stellst du die Schritte selbst zusammen.
Die Schritte:
Speichern lässt sie aus, Speichern und einschalten schaltet sie ein. Eine Automation arbeitet mit den Berechtigungen der Person, die sie eingeschaltet hat: Wo diese Person nicht hinkommt, hält sie an und sagt es. Standardmäßig bearbeitet sie nur Dateien, die nach dem Einschalten ankommen; mit Auch die Dateien, die schon im Ordner sind auch diese. Mit Auch Unterordner einbeziehen schaut sie auch darunter.
Unter Was passiert ist siehst du jede Datei: wo sie steht, was KAi verstanden hat, wer entschieden hat, und das Protokoll Schritt für Schritt. Eine angehaltene Arbeit startest du mit Erneut versuchen. Ist KAi gerade nicht verfügbar, warten seine Schritte und laufen von selbst weiter. Jedes Unternehmen hat eine Höchstzahl an KAi-Lesevorgängen pro Tag für Automationen: darüber hinaus geht es am nächsten Tag weiter.
Auch ein Bereich hat Automationen, für alles, was keine Datei ist: Auf der obersten Ebene des Bereichs (außerhalb aller Ordner) öffnet die Schaltfläche Automationen die des Bereichs. Sie starten, wenn eine Nachricht im Kanal des Bereichs ankommt oder wenn ein Termin im Kalender des Bereichs näher rückt (am selben Tag oder einige Tage vorher). KAi liest die Nachricht oder den Termin; danach kann benachrichtigt, im Kanal geschrieben und ein Termin eingetragen werden. Erstellen und ändern können sie die Verantwortlichen des Bereichs und die Administratoren.
In deinem Bereich My Flow gehören die Automationen nur dir: Sie starten, wenn dir jemand privat schreibt (jeder oder die Personen deiner Wahl, auf Wunsch nur wenn du offline bist), oder wenn ein Termin in deinem Kalender näher rückt. Die Benachrichtigung enthält den ganzen Text der Nachricht, auch per E-Mail.
Du kannst sie auch KAi im Chat in eigenen Worten sagen: „Wenn Cristiano mir schreibt und ich offline bin, schick mir eine E-Mail mit dem Text“. KAi bereitet die Schritte vor und beschreibt sie unter der Antwort: Einschalten schaltet sie so ein, Ändern öffnet das Fenster dafür. Gibt es schon eine ähnliche, sagt KAi das und bietet Diese aktualisieren an. Du kannst KAi auch fragen, welche Automationen es gibt, und eine ein- oder ausschalten, ändern oder löschen lassen: Es passiert erst, wenn du bestätigst. Im Kanal eines Bereichs gibt es außerdem den Befehl /kai workflow. In der Liste Automationen zeigt die Spalte Erstellt von, wem jede gehört.
Weitere Schritte: Datei senden (an Personen im Unternehmen sofort; nach
außen ein Link mit Passwort, der erst nach deiner Bestätigung im Chat
rausgeht), Datei umbenennen, Tags setzen, Einen Kommentar zur Datei hinzufügen (z. B. die Beschreibung von KAi), In einer Excel-Tabelle notieren (jedes Mal eine Zeile mit
den gewählten Daten, z. B. Datum, Lieferant, Betrag) und Eine Webadresse aufrufen. In Namen und Texten
gehen {nome}, {data} und die Antworten von KAi ({kai.betrag}). Eine
Freigabe kann ablaufen: Antwortet niemand in den gewählten Tagen, gilt
sie als abgelehnt, freigegeben, oder jemand wird benachrichtigt. Die
Zusammenfassung kommt täglich, wöchentlich oder monatlich. In einem Bereich
kann eine Automation auch starten, wenn ein anderes Programm ihre Adresse
aufruft (Webhook).
Vor dem Einschalten lässt Mit einer Datei testen (oder mit einer Nachricht) sie laufen, ohne etwas anzufassen, und sagt, was sie tun würde. Zum Start gibt es fertige Beispiele. Verlässt die Person, die sie eingeschaltet hat, das Unternehmen, schaltet sich die Automation aus und die Administratoren erfahren es.
Vorschläge von KAi: Auf der Seite Automationen kannst du sie für dich einschalten. KAi beobachtet, welche Vorgänge du wiederholst, und bietet dir im Chat an, es zu übernehmen, oder eine Erinnerung, wenn du jede Woche dieselbe Datei aktualisierst. Nur deine eigenen Aktionen; die Vorschläge siehst nur du. Jetzt prüfen lässt KAi sofort nachsehen (es braucht denselben Vorgang mindestens 3 Mal).
Was KAi aufzeichnet und die Vorschläge sehen weder die Administratoren noch das Unternehmen, und sie dienen nicht zur Bewertung der Arbeit. Jeder Vorgang wird nach 90 Tagen gelöscht; beim Ausschalten wird alles gelöscht. Für seine interne IT-Richtlinie kann das Unternehmen diesen Absatz verwenden:
Das Unternehmen verwendet die Plattform Flow für die Dokumentenverwaltung. Flow zeichnet die für den Betrieb des Dienstes nötigen Dateivorgänge auf. Die optionale Funktion «Vorschläge von KAi», die jede Person für sich ein- und ausschalten kann, zeichnet einige Dateivorgänge nur auf, um dieser Person Automationen vorzuschlagen; die Daten sieht nur die betroffene Person, sie werden nach 90 Tagen oder beim Ausschalten gelöscht und sind für das Unternehmen nicht zugänglich, das sie zu keinem Kontroll- oder Bewertungszweck verwendet.
Das Suchfeld oben durchsucht alle Dateien, auf die du Zugriff hast. Gib einen Teil des Namens ein, und die Ergebnisse erscheinen schon während der Eingabe.
Wenn es zu viele Ergebnisse sind, schränke den Suchbereich ein: Überall, Dieser Space oder Dieser Ordner. Der gewählte Suchbereich bleibt als Etikett neben der Suche sichtbar, so weißt du immer, wo du suchst, und du entfernst ihn mit einem Klick.
Vom Mac und von Windows gibt es die Suche auch in der Desktop-App, in einem eigenen Fenster: Du öffnest es über das Flow-Symbol und findest die Datei, ohne den Browser zu öffnen.
Abhängig vom Plan
Die Suche schaut auch in die Dokumente hinein: PDF, Office-Dateien und Text, auf Italienisch und auf Englisch. Einen Vertrag findest du über einen Satz, den er enthält, nicht nur über den Dateinamen.
Auch gescannte Dokumente. Eine fotografierte Rechnung oder ein gescanntes Blatt enthält keinen Text: Es ist ein Bild. Flow liest es mit der Texterkennung und indexiert die Wörter, so wird es durchsuchbar wie jedes andere Dokument.
Treffer, die im Inhalt und nicht im Namen gefunden wurden, sind als solche gekennzeichnet: In der Zeile steht im Inhalt, und du weißt, warum diese Datei erschienen ist.
Die Texterkennung arbeitet im Hintergrund: Kurz nach dem Hochladen ist das Dokument auch über seinen Inhalt auffindbar.
Abhängig vom Plan
Wenn die KI-Suche aktiv ist, schreibst du deine Anfrage so, wie du sie aussprechen würdest („die Angebote vom Oktober letzten Jahres“) und drückst die EINGABETASTE: Flow übersetzt sie in die passenden Filter, die neben dem Suchfeld sichtbar bleiben: Du liest sie, und wenn du einen nicht brauchst, entfernst du ihn.
Die Suche nach Bedeutung findet auch Dokumente, die die eingegebenen Wörter nicht enthalten, aber von derselben Sache handeln. Diese Treffer sind als verwandt gekennzeichnet, um sie von einer exakten Übereinstimmung zu unterscheiden.
Diese Funktion setzt auch die Inhaltserkennung voraus: Die Suche nach Bedeutung braucht den Text der Dokumente. In den Plänen gehören beide zusammen. Von der KI-Suche hängen auch die Tags ab.
Abhängig vom Plan
Jedes Speichern erstellt eine Version: Wenn du eine Datei überschreibst, wird der vorherige Stand nicht gelöscht.
Im Menü einer Datei öffnet Versionen den Verlauf: wer gespeichert hat, wann und wie groß die Datei war. Von dort setzt Wiederherstellen die Datei auf eine frühere Version zurück, und die aktuelle Version bleibt im Verlauf, die Wiederherstellung ist also keine Einbahnstraße: Du kannst auch die Rückkehr wieder rückgängig machen.
Das gilt auch für Dateien, die auf dem Mac oder unter Windows geändert werden: Das Speichern in deinem gewohnten Programm erstellt eine Version wie das Speichern im Browser.
Abhängig vom Plan
Versionen betreffen eine Datei. Die Zeitmaschine betrifft einen Ordner oder einen ganzen Bereich: Sie zeigt dir, wie er zu einem vergangenen Zeitpunkt aussah, und setzt ihn auf diesen Stand zurück.
Du wählst den Zeitpunkt, und Flow zeigt dir den damaligen Inhalt. Wenn du ihn zurücksetzen willst, sagt dir Flow, bevor irgendetwas geschieht, was passieren wird: wie viele Dateien zur damaligen Version zurückkehren, wie viele später entstandene Einträge in den Papierkorb wandern, wie viele aus dem Papierkorb zurückkommen und welche unverändert bleiben.
Nichts wird zerstört. Einträge, die nach dem gewählten Zeitpunkt entstanden sind, werden nicht gelöscht: Sie kommen in den Papierkorb, aus dem sie sich wiederherstellen lassen. Und den letzten Vorgang kannst du rückgängig machen.
Einen ganzen Bereich zurückzusetzen ist den Admins vorbehalten: Dieser Vorgang betrifft die Arbeit aller. Einen einzelnen Ordner setzt zurück, wer ihn bearbeiten darf.
In der Vergangenheit blätterst du durch die damalige Liste; um ein Dokument noch einmal anzusehen, setzt du es zurück oder öffnest seine Versionen.
Eine Datei zu löschen heißt In den Papierkorb verschieben: Sie verschwindet nicht sofort und lässt sich von dort an ihren Platz zurücklegen.
Wie lange sie dort bleibt, legt die Administration deines Unternehmens fest: Sie kann eine Anzahl von Tagen festlegen, nach denen sich der Papierkorb von selbst leert, oder die Einträge behalten, bis jemand sie löscht. Die geltende Regel steht oben auf der Seite Papierkorb, und jeder Eintrag zeigt, wie viel Zeit ihm noch bleibt.
Aus dem Papierkorb kannst du einen einzelnen Eintrag wiederherstellen oder alles. Liegt am Platz eines Eintrags schon etwas mit demselben Namen, sagt dir Flow das und lässt den Eintrag im Papierkorb, damit nichts überschrieben wird.
Papierkorb leeren gibt den Speicher frei: Einträge im Papierkorb belegen Kontingent, solange sie dort liegen, und die Administration erhält eine Warnung, wenn sich der Papierkorb dem Limit nähert.
Abhängig vom Plan
Im Menü einer Datei oder eines Ordners erstellt Link kopieren einen Link, den alle öffnen können, die ihn erhalten, ohne Konto und ohne etwas zu installieren, und kopiert ihn sofort. Um vorher festzulegen, wie er funktioniert, nutze Mit Optionen teilen….
Du wählst, was die Person, die ihn öffnet, tun kann:
Den Link kopierst du, oder du aktivierst Per E-Mail senden: Du gibst die Adressen ein, und Flow verschickt die Nachricht mit dem Link.
Alle aktiven Links stehen unter Geteilt im Menü, mit Erstellungsdatum und Ablaufdatum. Dort nutzt du Widerrufen: Wer den Link hat, kann ihn nicht mehr öffnen.
Abhängig vom Plan
Ein Link ohne Schutz ist offen: Alle, die ihn haben, können ihn nutzen, für immer. Flow sagt dir das klar, damit es eine Entscheidung ist und kein Versehen.
Zwei Schutzmaßnahmen, unabhängig voneinander:
An der Datei zeigt ein Etikett, dass es einen aktiven Link gibt, und ob er durch ein Passwort geschützt ist.
Wenn du einen Link änderst, der schon im Umlauf ist, fasst Flow zusammen, was du änderst, und bittet um Bestätigung: Ein Passwort für einen bereits verteilten Link sperrt alle aus, die ihn hatten, und diese Folge muss vorher klar sein, nicht hinterher.
Und jederzeit gibt es Link widerrufen: das sofortige Schließen, ohne auf das Ablaufdatum zu warten.
Abhängig vom Plan
Bei einem Link auf einen Ordner kannst du eine Prüfung anfordern: Der Gast gibt Datei für Datei frei, lehnt ab oder hinterlässt eine Notiz, ohne zu entscheiden. Ein Konto ist dafür nicht nötig.
Der Link braucht ein Passwort: Ohne Passwort bleibt der Schalter für die Prüfung aus, und das Freigabefenster weist dich darauf hin. Das Passwort teilst du der prüfenden Person selbst mit, getrennt: In der E-Mail steht es nicht.
Ein Link pro prüfender Person: So hat jede Prüfrunde einen Namen, und die Antworten bleiben getrennt. Wenn die Antworten zu einer Datei nicht übereinstimmen, weist Flow darauf hin.
Auf deiner Seite siehst du den Stand der Runde (Anfrage, Läuft, abgeschlossen) und für jede Datei das Ergebnis mit den Notizen derer, die geantwortet haben. Du kannst filtern, um nur die freigegebenen, nur die abgelehnten oder nur die Dateien mit Notiz zu sehen, und die Ergebnisse nach Excel exportieren, um sie einem Protokoll beizulegen.
Abhängig vom Plan
Unterschrift anfordern… im Menü eines Dokuments startet einen Signaturvorgang. Wer unterschreiben soll, erhält einen Link und braucht kein Konto.
Der Weg der unterschreibenden Person hat vier Schritte, in dieser Reihenfolge:
Wer unterschreibt, kann auch ablehnen: Dann hält der Vorgang für alle an, und niemand sonst unterschreibt. Eine Anfrage hat ein Ablaufdatum (Läuft ab), und wer sie gesendet hat, kann sie abbrechen.
Wenn alle unterschrieben haben, ist der Vorgang abgeschlossen, und das unterschriebene Dokument lässt sich herunterladen. Deine Vorgänge findest du unter Signaturen im Menü.
Solange ein PDF in einem Signaturvorgang ist, öffnet es sich nur zum Lesen: Das Dokument, das jemand gerade unterschreibt, ändert sich nicht.
Abhängig vom Plan
Passwörter sollten nicht per E-Mail oder im Chat verschickt werden: Dort bleiben sie für immer, in Postfächern, die du nicht kontrollierst. Geschützte Daten sorgt dafür, dass sie über Flow gehen, mit einem Link, der sich nur einmal lesen lässt und danach vom Server verschwindet.
Unter Geschützte Daten → Geschützte Daten senden fügst du ein, was du schicken willst (ein Passwort, einen Code, einen Benutzernamen mit Schlüssel), oder du erzeugst es direkt mit Passwort erzeugen, das auch anzeigt, wie stark es ist.
Dann wählst du:
Vor dem Absenden zeigt eine Bestätigung die Adresse im Klartext: Das ist der letzte Moment, um eine falsche Empfängeradresse zu bemerken.
Wer den Link öffnet, sieht den Inhalt einmal, kopiert ihn, und das war's. Du erhältst die E-Mail „gelesen am … um …“, und im Protokoll wechselt die Zeile zu Gelesen. Solange niemand geöffnet hat, kannst du widerrufen: Der Link funktioniert sofort nicht mehr.
Nach dem Lesen ist der Inhalt nicht mehr auf dem Server. Niemand kann ihn wiederherstellen, auch wir nicht: Die empfangende Person muss ihn sofort in ihrem Passwortmanager speichern.
Es funktioniert auch umgekehrt. Mit Geschützte Daten anfordern schreibst du, was du brauchst und von wem: Deine Kundschaft erhält einen Link, fügt dort ein, worum du gebeten hast (auch mehrere Zeilen, etwa einen Benutzernamen mit Passwort), und der Link ist verbraucht. Ein Konto ist dafür nicht nötig.
Im Protokoll wechselt die Zeile zu Empfangen: zu lesen, und Lesen zeigt dir den Inhalt ein einziges Mal, mit einer Bestätigung vorher.
In der Liste kannst du nach Betreff oder empfangender Person suchen und nach Status filtern: ausstehend, angefordert, empfangen, gelesen, abgelaufen, widerrufen.
Abhängig vom Plan
Flow hostet auch Git-Repositorys, neben den Dateien. Du erstellst sie über das Menü mit Neues Repository, und sie erscheinen in einer eigenen Gruppe.
So verbindest du dich. Du klonst und pushst mit git wie immer. Benutzername: deine E-Mail-Adresse. Passwort: ein Git-Passwort, das du selbst im Tab Zugang des Repositorys erstellst. Es gilt für alle Repositorys, auf die du Zugriff hast, ist nur einmal beim Erstellen sichtbar, und du speicherst es am besten im Anmeldedaten-Manager von git (dem Schlüsselbund unter macOS, dem Git Credential Manager unter Windows), dann fragt git nicht mehr danach. Wenn du es verlierst, erstellst du ein neues: Deine Git-Passwörter verwaltest du in deinem Profil.
Dasselbe Passwort dient auch dazu, Pull Requests im Terminal zu öffnen und zu verfolgen. Es gilt dafür und nur dafür: klonen, pushen und Pull Requests verfolgen.
Auf der Seite des Repositorys durchsuchst du den Code, die Commits und die Branches, öffnest und kommentierst Pull Requests und Issues, und wenn du Dateien anhängst (oder einen Screenshot in den Kommentar einfügst), bringst du sie in die Diskussion ein.
Für jede Person wählst du die Rolle: Leser (nur klonen), Editor (darf pushen) oder Admin.
Jeder Push landet außerdem in einer Sicherungskopie im Speicher von Flow, mit derselben Redundanz wie die Dateien: Die Seite des Repositorys zeigt, wann sie zuletzt aktualisiert wurde.
Abhängig vom Plan
Damit ein Programm mit Flow kommunizieren kann, brauchst du Maschinen-Tokens, die du in der Admin-Konsole erstellst.
Für jeden Token legst du fest:
Der geheime Schlüssel ist nur einmal sichtbar, beim Erstellen. Die Konsole zeigt, wann der Token zuletzt genutzt wurde, und erlaubt, ihn sofort zu widerrufen, so ist ein Token, der nicht mehr gebraucht wird, im Nu geschlossen.
Für die Befehlszeile gibt es fspool pull, das eine Kopie deines Archivs auf
der Festplatte hält: Es schreibt sie atomar und überträgt auch Löschungen.
Die API-Tokens sind etwas anderes als das Git-Passwort: Dieses dient zum Klonen und Pushen und öffnet nicht die API.
Ebenfalls etwas anderes als die API-Tokens sind die Verbindungen der KI-Assistenten: Ein Token öffnet die ganze API mit deinen Berechtigungen, eine Verbindung öffnet einem Assistenten nur die Ordner, die du ihm nennst, und sonst nichts von Flow.
Die Nutzer verwaltest du in der Admin-Konsole.
Einladen. Mit Nutzer einladen gibst du die E-Mail-Adresse ein und wählst die Bereiche, in die die Person bei der ersten Anmeldung kommt. Sie erhält eine E-Mail mit einem Link, um das eigene Konto anzulegen und das Passwort zu wählen. Noch nicht angenommene Einladungen bleiben unter Ausstehende Einladungen sichtbar, wo du sie erneut sendest (mit neuem Ablaufdatum) oder widerrufst.
Die Rollen sind drei: Inhaber, Administrator und Mitglied. Die Rolle bestimmt, was eine Person im Unternehmen tun kann; die Berechtigung im Bereich („darf bearbeiten“ oder „Nur lesen“) bestimmt, was sie mit den Dateien tun kann. Das sind zwei verschiedene Dinge, und sie wirken zusammen.
Deaktivieren statt löschen. Wenn du einen Nutzerzugang deaktivierst, wird die Anmeldung gesperrt, aber die Dateien bleiben, wo sie sind, und der Zugang lässt sich bei Bedarf wieder aktivieren: Das ist der richtige Weg für Personen, die das Unternehmen verlassen. Um ein Konto endgültig zu schließen, gibt es das Löschen.
Zwei Fälle, die wirklich vorkommen:
Was jede Person für einen KI-Assistenten öffnen kann, hängt nicht von ihrer Rolle hier ab: In den Team-Bereichen bestimmt das die Liste, die die Administration unter Admin-Konsole → KI-Assistenten führt.
Ein Bereich ist ein Behälter mit einer Gruppe von Personen darin: Du erstellst ihn über das Menü mit Neuer Bereich.
Beim Erstellen gibst du unter Name den Namen der Abteilung oder des Projekts ein, so wie ihr ihn nennt, und wählst, wenn du willst, ein Symbol und eine Farbe. Das ist keine Dekoration: In einem Menü mit zehn Bereichen ist das Symbol der schnellste Weg, den richtigen zu erkennen. Lässt du die Farbe auf Automatisch, vergibt Flow eine feste Farbe, abgeleitet vom Namen.
Direkt nach dem Erstellen des Bereichs wählst du die Personen, jede mit „darf bearbeiten“ oder „Nur lesen“. Innerhalb des Bereichs lassen sich dann einzelne Ordner einem kleineren Kreis vorbehalten.
Umbenennen und das Aussehen ändern kannst du jederzeit. Einen Bereich zu löschen setzt voraus, dass er leer ist: Das schützt davor, mit einem Klick massenhaft zu löschen.
Für KI-Assistenten gibt es eine eigene Tür: Ein Team-Bereich lässt sich für einen Assistenten nur öffnen, wenn die Administration ihn in die Liste unter Admin-Konsole → KI-Assistenten aufgenommen hat, Ordner für Ordner.
Den belegten Speicher und das Gesamtvolumen des Plans liest du unten im Menü ab, immer.
Gezählt wird die tatsächliche Belegung. Flow speichert die Dateien in Blöcken, die über ihren Inhalt erkannt werden: Ist derselbe Inhalt mehrfach vorhanden (derselbe Anhang, der im Team herumgeht, zwei Kopien desselben Dokuments in verschiedenen Ordnern), wird der Block nur einmal gespeichert. Im Kontingent zählt er nur einmal, nicht zweimal.
Eines solltest du im Kopf behalten: Einträge im Papierkorb belegen Kontingent, solange sie dort liegen.
Die Administration kann ein Kontingent für den persönlichen Bereich jeder Person festlegen und erhält eine Warnung, wenn sich der Papierkorb dem Kontingent nähert.
Abhängig vom Plan
Logo, Farbe und Hintergrund deines Unternehmens erscheinen auf den öffentlichen Seiten der Freigabelinks und in den E-Mails, die an die Empfangenden gehen. Das ist der Teil von Flow, den deine Kundschaft sieht, und deshalb lässt er sich gestalten.
#rrggbb. Lässt du das Feld leer, gilt wieder
die Standardfarbe.Jedes Element lässt sich jederzeit entfernen und auf den Standardwert zurücksetzen.
Abhängig vom Plan
Wenn dein Unternehmen möchte, dass die Dateien auf einer eigenen Infrastruktur liegen, ist das möglich: ein Azure-Konto, ein S3-kompatibler Speicher oder ein NAS vor Ort mit MinIO, das eben einen S3-Endpunkt bereitstellt.
Flow funktioniert genau wie vorher: Es ändert sich, wo die Bytes landen, nicht wie gearbeitet wird.
Die Verbindung ist geführt: Du gibst den Speichertyp und seine Adresse an, wählst, was verschoben wird, und der Import startet. Der Schritt lässt sich rückgängig machen: Die schon hochgeladenen Dateien werden auf den eigenen Speicher verschoben, und mit „alles neu importieren“ kommen sie zurück auf die Plattform.
Mit den Daten wandert auch ihre Obhut: Verfügbarkeit, Redundanz und Sicherungskopien des Speichers liegen in der Verantwortung derer, die ihn bereitstellen.
Abhängig vom Plan
Wenn die Dateien heute bei einem anderen Dienst liegen, bringst du sie mit einer einmaligen Kopie zu Flow: Die Originale bleiben unverändert, wo sie sind, und es gibt keine Löschung, die du genehmigen musst.
Ab diesem Moment sind die importierten Dateien Dateien von Flow wie alle anderen: synchronisiert auf dem Mac und unter Windows, auch im Inhalt durchsuchbar, mit ihren Versionen.
Am besten importierst du, bevor du dem Team sagst, die Gewohnheiten zu ändern: So findet es am ersten Tag in Flow das Material schon an seinem Platz.
Das Protokoll listet die neuesten administrativen Aktionen auf: wer sie ausgeführt hat und wann. Geänderte Rollen, eingeladene, aktivierte oder deaktivierte Nutzerzugänge, erstellte oder umbenannte Bereiche, erstellte oder widerrufene Tokens und Git-Passwörter, Planwechsel, vom Virenscanner blockierte Dateien, erzwungene Freigaben von Sperren.
Du filterst nach Zeitraum (heute, sieben Tage, dreißig Tage, immer) und suchst nach Person oder nach Aktion.
Für „Was ist mit diesem Dokument passiert?“ gibt es die Versionen und die Zeitmaschine, die es Datei für Datei erzählen.
Im Protokoll landen auch die KI-Assistenten: wenn eine Verbindung erstellt, geändert oder widerrufen wird, und jeder Lesezugriff eines Assistenten: welche Verbindung, welche Datei, wann. Das lässt sich nicht ausschalten.
Abhängig vom Plan
Ein KI-Assistent (Claude, ChatGPT, Cursor, Codex) lässt sich mit Flow verbinden und arbeitet mit den Dokumenten dort, wo sie liegen, statt dass du sie von Hand in den Chat hochlädst.
Die Verbindung erstellst du unter Konto → KI-Assistenten, und sie öffnet dem Assistenten nur die Ordner, die du angibst: Außerhalb davon existiert für den Assistenten nichts. Zu Beginn liest er nur; ändern kann er nur, wenn du das auswählst. In den Team-Bereichen legt die Administration unter Admin-Konsole → KI-Assistenten fest, welche Ordner sich öffnen lassen und ob nur zum Lesen oder auch zum Schreiben.
Ordner und Dateien, die ein Assistent sieht, tragen neben dem Namen ein kleines Symbol, und jeder Lesezugriff bleibt im Aktivitätsprotokoll: Wer dort arbeitet, weiß es.
Alles Weitere (wie sich jeder Assistent verbindet, was er kann und was nicht, was die Administration entscheidet) steht in der eigenen Anleitung.
Beim Kauf wählst du den Plan und den Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) und gibst die Rechnungsdaten an: Firmenname, Adresse, USt-IdNr. und, für die italienische elektronische Rechnung, SDI-Code oder PEC. Bezahlt wird per Karte (auch Apple Pay und Google Pay), SEPA-Lastschrift, PayPal, Amazon Pay oder Revolut Pay, die sich automatisch verlängern; bei Jahresplänen auch per Überweisung oder Satispay, dann wird die Verlängerung von Hand bezahlt, über den Hinweis, der 15 Tage vorher kommt. Klarna gibt es nicht: Es akzeptiert nur Käufe von Privatpersonen, und Flow wird als Unternehmen gekauft.
Nach dem Kauf kommt eine Bestätigungs-E-Mail, und du kannst dich sofort anmelden.
Der Plan bestimmt auch, welche Funktionen verfügbar sind: In dieser Anleitung geben die Abschnitte, die vom Plan abhängen, das an.
Um den Plan zu wechseln, öffnen Administratoren Admin-Konsole › Pläne / Zahlungen › Plan wechseln im Browser (in den Apps für iPhone und Android gibt es keine Zahlungen). Ein höherer Plan gilt sofort: Bezahlt wird nur die Differenz für die verbleibenden Tage bis zur Verlängerung, das Datum bleibt. Ein niedrigerer Plan und der Wechsel zwischen monatlich und jährlich gelten ab der nächsten Verlängerung; bis dahin bleibt der aktuelle Plan, und eine vorgemerkte Änderung lässt sich stornieren. Der Wechsel erfolgt ohne Unterbrechung des Dienstes.
Um Flow vor der Wahl eines Plans auszuprobieren, beantragt dein Unternehmen die Kostenlose Testphase, indem es uns über die Seite Kontakt schreibt: Ein Name, eine E-Mail-Adresse und zwei Zeilen dazu, was ihr ausprobieren möchtet, genügen. Eine Kreditkarte ist nicht nötig.
Die Testphase aktivieren wir: Wir richten das Flow deines Unternehmens ein und schicken die Einladung an die Administration, die sich wie in Erste Schritte beschrieben anmeldet und dann das Team einlädt. Dauer, Personen und Speicher der Testphase teilen wir dir bei der Aktivierung mit; die Funktionen sind die der Pläne, aktiv ab dem ersten Tag.
Während der Testphase sehen die Admins in der App, wie viele Tage bis zum Ende bleiben; alle anderen arbeiten wie immer. Vor dem Ablauf erhalten die Admins eine Erinnerung per E-Mail.
Um weiterzumachen, genügt es, einen Plan zu wählen: über die E-Mail oder unter Admin-Konsole › Pläne / Zahlungen › Plan wählen, im Browser. Der Wechsel zu einem Plan verschiebt nichts: Die Dateien, die Bereiche, die Personen und die Einstellungen bleiben, und es ändern sich nur Limits und Funktionen, nämlich die des gewählten Plans. Wenn du mehr Zeit brauchst, bitte um eine Verlängerung der Testphase.
Wenn du keinen Plan wählst, wechselt Flow beim Ablauf in den Nur-Lese-Modus: Man kann sich anmelden, die Dateien lesen und herunterladen, und die Synchronisierung auf den Computern läuft weiter. Es stoppen das Hochladen und die Funktionen des Plans, einschließlich der Verbindungen mit den KI-Assistenten und mit Git. Die Admins sehen das in der App, mit dem Datum.
Wenn nach dem Nur-Lese-Modus die Löschung der Daten vorgesehen ist, erhalten die Admins vorher eine E-Mail mit dem Datum: Bis zu diesem Tag genügt es, einen Plan zu wählen oder um eine Verlängerung der Testphase zu bitten, und es geht nichts verloren.
Jede hochgeladene Datei wird beim Eintreffen geprüft, und das Ergebnis steht fest, bevor sie gespeichert wird: Eine infizierte Datei wird nie für irgendjemanden sichtbar, nicht einmal für einen Augenblick.
Die Blockierungen landen im Aktivitätsprotokoll als „Datei vom Antivirus blockiert“, so weiß die Administration, was gestoppt wurde und wann.
Support im Menü öffnet ein Formular: Du wählst die Art der Anfrage (Vertrieb, technischer Support, Abrechnung oder Sonstiges), schreibst die Nachricht und sendest sie. Die Antwort kommt an deine E-Mail-Adresse.
Die Anfragen, die du schon gesendet hast, bleiben dort aufgelistet, mit ihrem Status.
Bevor du schreibst, zwei Stellen, an denen die Antwort vielleicht schon steht: der Abschnitt dieser Anleitung, der dein Problem betrifft, und Erste Schritte, wenn die Schwierigkeit bei der Anmeldung oder der Installation liegt.
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