Les instructions pour utiliser toutes les fonctionnalités de Flow.
Quand tu entres, Flow t'amène sur une page qui résume ton travail. Ce n'est pas une liste de fichiers : ce sont cinq blocs, et chacun répond à une question différente.
Chaque bloc affiche les cinq premiers éléments. S'il y en a d'autres, le bouton Tout voir ouvre la page complète de ce bloc.
Un bloc encore vide t'indique ce qui y apparaîtra : la page est claire dès le premier jour.
Si c'est ton premier jour et que tu dois encore te connecter ou installer les apps, commence par le guide de démarrage.
Le menu de gauche est toujours le même, sur chaque page. De haut en bas :
La marque Flow ramène à la page d'accueil : c'est le chemin du retour, où que tu sois.
Espaces liste les espaces de l'équipe. La flèche à côté d'un espace ouvre ses dossiers directement dans le menu, sans ouvrir l'espace. Avec Nouvel espace tu en crées un, si ton rôle le permet.
Dépôts apparaît si ton entreprise dispose des dépôts Git, et liste les tiens.
My Flow est ton espace.
Général rassemble les façons de retrouver les choses au lieu de les chercher là où elles sont : Récents, Favoris, Verrouillés par moi, Tags, Partagés, Signatures (si ton entreprise dispose de la signature électronique) et Corbeille.
En bas, toujours à portée de main : Apps de bureau avec les programmes d'installation, Assistance pour nous écrire et Console admin si tu administres ton entreprise. Encore en dessous, tu trouves l'espace occupé sur le total du plan, ton profil, le passage du thème clair au thème sombre et Quitter.
Le menu peut se réduire à une colonne d'icônes avec le bouton du haut : utile sur les écrans étroits, ou quand tu veux plus de place pour les fichiers. Sur téléphone et tablette, il n'est pas fixe : il s'ouvre et se ferme en glissant.
Les mêmes fichiers s'atteignent depuis le navigateur, depuis le Finder sur Mac et depuis l'Explorateur de fichiers sur Windows. Ce ne sont pas trois copies : c'est le même archivage vu par trois portes. Ce que tu changes d'un côté apparaît des autres.
Les apps pour Mac et Windows ne sont pas un disque virtuel à part : elles s'intègrent au système de fichiers, et les fichiers de Flow se trouvent dans un dossier comme tous les autres. Tu y travailles avec le programme que tu utilises d'habitude, et tu enregistres là où tu enregistres toujours.
Tu vois la structure tout de suite, le contenu descend quand il sert. Dès que l'app est connectée, dossiers et noms sont tous là, mais ils n'occupent pas d'espace sur le disque : le contenu d'un fichier se télécharge la première fois que tu l'ouvres. C'est pour cela qu'un espace de plusieurs centaines de gigaoctets ne remplit pas ton ordinateur portable.
Les changements se propagent tout seuls, sans que tu aies à actualiser quoi que ce soit : si quelqu'un de l'équipe déplace ou modifie un fichier, tu le vois à jour après quelques secondes.
Sur le disque n'arrive que ce que tu ouvres, et à partir de là c'est toi qui décides : quels dossiers garder toujours prêts, et ce que Flow peut libérer de lui-même. Les commandes pour un seul fichier ou un seul dossier (« Make available offline » et « Make available online only » dans le Finder, et les options de Windows « Toujours conserver sur cet appareil » et « Libérer de l'espace ») se trouvent dans le guide de démarrage, avec l'installation.
Flow peut faire de la place tout seul. Dans les Réglages de l'app se trouve la fonction Libérer de l'espace, celle de Flow, à ne pas confondre avec l'option du même nom du menu de Windows. Active-la et choisis au bout de combien de temps sans utilisation un fichier téléchargé peut redevenir disponible en ligne uniquement : 1 jour, 1 semaine ou 1 mois. Une fois par jour, quand l'ordinateur est au repos, Flow passe en revue les fichiers que tu n'as pas ouverts depuis plus longtemps que ce délai et les renvoie sur le serveur. Tu continues à les voir dans le Finder ou dans l'Explorateur de fichiers, et ils se téléchargent de nouveau dès que tu les ouvres.
Sous le menu déroulant reste indiqué comment s'est passé le dernier passage (« Dernier passage : aujourd'hui à 04:00, 3,2 Go libérés »), pour que tu saches combien d'espace il t'a rendu.
Par défaut, elle est désactivée : tant que tu ne l'actives pas, tout ce que tu as téléchargé reste sur l'ordinateur. Et dans tous les cas, les fichiers ouverts à ce moment-là et ceux dont les modifications ne sont pas encore envoyées restent où ils sont.
Les dossiers à garder toujours. Avec « Libérer de l'espace » activé, Choisis les dossiers à garder toujours apparaît dans les Réglages : il ouvre la fenêtre des dossiers synchronisés, où chaque case a un troisième état avec le cadenas. À chaque clic, on passe de synchroniser à ne jamais libérer, puis à ne pas synchroniser. Les dossiers avec le cadenas (le projet sur lequel tu travailles, les documents dont tu as besoin en avion) restent sur l'ordinateur même après des mois sans être ouverts.
Les gestes du système restent valables aussi : « Conserver le téléchargement » dans le Finder et « Toujours conserver sur cet appareil » dans l'Explorateur de fichiers.
Dans le navigateur, tu as deux possibilités. Fais glisser les fichiers dans la fenêtre : la zone de dépôt t'indique dans quel dossier ils arriveront. Ou utilise le bouton Charger, qui ouvre le choix des fichiers.
Dans le navigateur, on envoie des fichiers : le dossier, tu le crées dans Flow avec Nouveau dossier et tu y envoies ce qu'il faut.
Pour toute une arborescence de dossiers, il y a un chemin plus pratique : depuis le Mac et depuis Windows, tu copies tout dans le dossier de Flow comme dans n'importe quel autre dossier, et tout monte tout seul, dossiers compris, avec leur structure. C'est la bonne méthode quand tu dois envoyer beaucoup de contenu d'un coup.
Depuis un téléphone ou une tablette, le bouton Charger propose aussi Prendre une photo, Numériser un document et la Photothèque.
Pendant l'envoi, tu vois la progression fichier par fichier, et chaque fichier avance de son côté.
Un clic sur un fichier en ouvre l'aperçu : dans la plupart des cas, il n'est pas nécessaire de télécharger quoi que ce soit pour le regarder.
Pour l'avoir sur l'ordinateur, il y a Télécharger. Si tu sélectionnes plusieurs éléments, ou un dossier entier, Flow prépare un zip et te l'envoie : la préparation demande quelques instants, et Flow te prévient quand le téléchargement démarre.
Depuis le Mac et depuis Windows, tu ouvres le fichier d'un double-clic, comme n'importe quel autre : si le contenu n'est pas encore sur le disque, il descend à ce moment-là. Les modifications que tu enregistres remontent toutes seules.
Nouveau dossier crée un dossier à l'endroit où tu te trouves. Renommer, déplacer et supprimer se font depuis le menu … de chaque élément, et fonctionnent aussi sur plusieurs éléments sélectionnés ensemble.
Dans un même espace, un dossier peut avoir ses propres permissions. C'est la réponse au cas concret : l'espace « Administration » appartient à tout le service, mais le dossier des salaires, non.
En ouvrant Accès sur un dossier, tu choisis entre deux états :
Pour chaque personne ajoutée, tu choisis Peut modifier ou Lecture seule. Les permissions d'un dossier se changent par les administrateurs et par les personnes qui ont « Peut modifier » sur ce dossier.
Si une petite icône apparaît à côté du nom d'un dossier ou d'un fichier, ce dossier est ouvert à un assistant IA : en la survolant, elle indique à quelle connexion, et le panneau d'informations l'écrit en entier.
L'aperçu sert à regarder un document sans le télécharger : il s'ouvre dans le navigateur, en plein écran, et de là tu peux faire défiler les autres fichiers du même dossier.
Il fonctionne avec les documents d'usage courant (PDF, fichiers Office, images, texte) et il est aussi disponible pour les personnes qui ouvrent un lien de partage sans avoir de compte : une personne invitée regarde les documents comme tu les regardes.
En regardant un dossier tel qu'il était dans le passé, pour revoir un document, tu le ramènes en arrière ou tu ouvres ses versions.
Selon votre forfait
Les documents Word, Excel et PowerPoint et les PDF se modifient dans Flow, sans les télécharger et sans avoir le programme installé : depuis le menu d'un fichier, Modifier.
Les modifications s'enregistrent toutes seules. Il n'y a pas de bouton « enregistrer » à retenir : l'éditeur écrit au fur et à mesure, et chaque session de travail devient une version du fichier comme n'importe quel autre enregistrement.
Les formats que l'éditeur ouvre en modification :
Les formats de la génération précédente d'Office (doc, xls, ppt, et dot, xlt, pot, pps) s'ouvrent avec Ouvrir, et Flow propose Convertir et modifier : il crée la copie moderne à côté de l'original (doc en docx, xls en xlsx, ppt en pptx) et ouvre celle-ci. L'original reste tel quel.
Si quelqu'un de l'équipe modifie le même document dans le navigateur, tu le vois écrit : Flow indique de qui il s'agit. Et si le fichier est verrouillé par une autre personne, l'éditeur s'ouvre en lecture seule et t'en explique la raison : ainsi, tu ne travailles pas sur quelque chose que tu ne pourrais pas enregistrer ensuite.
Un PDF engagé dans un cycle de signature s'ouvre lui aussi en lecture seule : un document que quelqu'un est en train de signer ne peut pas changer entre ses mains.
Quand tu dois travailler un moment sur un fichier et que tu ne veux pas que quelqu'un d'autre le change entre-temps, verrouille-le : depuis le menu du fichier, Verrouiller.
À partir de ce moment, les autres le voient, l'ouvrent et le téléchargent, mais ne le modifient pas : qui essaie se voit répondre que le fichier est Verrouillé par toi. Tu peux laisser une note pour tes collègues, et c'est utile : « je refais le chapitre 3 » évite un coup de téléphone.
Il a une échéance. La date se lit sur le fichier ; à cette date, le fichier redevient modifiable par tout le monde : ainsi, il reste disponible pour l'équipe même quand le verrouillage n'est pas libéré à la main.
Quand tu as fini, Libérer. Tous les fichiers que tu as verrouillés se trouvent en un seul endroit (Verrouillés par moi dans le menu) et chaque matin tu peux recevoir par e-mail leur récapitulatif avec les échéances.
Le verrouillage peut aussi porter sur un dossier : les fichiers qu'il contient apparaissent verrouillés par toi. Si besoin, l'admin peut forcer la libération d'un verrouillage posé par quelqu'un d'autre : le fichier perd sa protection et l'action reste inscrite dans le journal d'activité.
Trois façons de retrouver un fichier sans se souvenir de l'endroit où il se trouve.
Favoris : l'étoile sur un fichier ou un dossier l'ajoute à la liste Favoris du menu. Elle sert pour les choses sur lesquelles tu reviens chaque jour.
Récents rassemble les derniers fichiers touchés, du plus récent au plus ancien, pas seulement par toi : aussi par tes collègues dans les espaces que vous partagez. C'est le bon endroit pour reprendre le travail de la veille.
Les Tags sont des mots qui regroupent les fichiers par sujet (« factures », « contrats »), quel que soit le dossier où ils se trouvent. Deux choses à savoir : le vocabulaire des tags est créé par les administrateurs, et les tags font partie de la recherche IA ; ils sont donc là si le plan de ton entreprise la comprend.
Quand un tag a une description, Flow l'applique de lui-même aux documents qui y ressemblent. Ce que l'IA applique est signalé comme tel, et ta correction l'emporte toujours : si tu retires un tag, il ne revient pas.
Chaque fichier a sa propre conversation, à côté du fichier et non dans un e-mail isolé. Le panneau des commentaires s'ouvre depuis le menu … → Commentaires ou depuis le bouton en forme de bulle dans le détail du fichier.
Tu écris, tu réponds dans une discussion, tu utilises les emoji et tu mentionnes quelqu'un avec le @ : pendant que tu écris, Flow propose les membres de l'espace, et la personne mentionnée reçoit un e-mail. Tu peux supprimer tes commentaires, pas ceux des autres.
Les notifications par e-mail arrivent aux personnes qui participent à la conversation et à celles qui sont mentionnées, et se désactivent depuis son propre profil, dans Notifications par email.
Les commentaires se trouvent sur les fichiers, pas sur les dossiers, et ils sont disponibles pour tout le monde : ils ne dépendent pas du plan.
Selon votre forfait
Flow a un chat pour l'entreprise, avec les mêmes personnes et les mêmes espaces que les fichiers. Dans l'app web, il s'ouvre depuis l'entrée Chat du menu, sur le téléphone depuis la barre du bas ; sur Mac et Windows depuis le panneau de Flow, dans une fenêtre qui reste ouverte pendant que tu travailles.
Les conversations sont déjà prêtes : chaque espace d'équipe a son canal, avec ses membres ; Tous rassemble toute l'entreprise ; et avec chaque collègue tu peux ouvrir une conversation à deux. Un canal est visible par celles et ceux qui voient les fichiers de l'espace.
Tu écris, tu réponds à un message, tu ajoutes une réaction et tu mentionnes quelqu'un avec le @ : la personne reçoit une notification. Avec la touche + à côté du champ, tu joins des fichiers depuis l'ordinateur ou depuis Flow et tu insères des icônes. Avec la flèche à côté d'Envoyer, tu choisis comment l'envoyer : normalement, ou comme message qui s'autodétruit quelques secondes après avoir été lu.
Les pièces jointes restent des fichiers de Flow. Chaque personne qui participe retrouve le fichier dans son espace, dans My Flow › Chat, avec le nom de la conversation : synchronisé sur l'ordinateur, avec versions et corbeille comme n'importe quel autre fichier.
En haut du chat, Rechercher dans les messages trouve des mots, des phrases et les messages d'une personne ; les messages apparaissent aussi dans la recherche générale de Flow. Sur l'ordinateur, une notification système arrive pour les messages directs et pour les mentions.
Les messages sont conservés chiffrés sur nos serveurs.
Selon votre forfait
Si tes produits se trouvent déjà dans des feuilles Excel ou CSV, avec les photos et les fiches à côté, Flow en tire un catalogue mis en page en PDF et un catalogue web à ouvrir avec un lien. Les fichiers restent où ils sont : le catalogue les utilise depuis leur emplacement, sans les copier ni les déplacer.
Ce chapitre est un résumé : chaque étape est décrite en détail dans le guide des catalogues produits.
Depuis la section Catalogues du menu, Nouveau catalogue demande le nom et le point de départ :
Depuis la section Fichiers, tu arrives au même point avec Créer un catalogue à partir de ce dossier, dans le menu d'un dossier.
À chaque étape, Flow propose et tu confirmes ou tu corriges : les choix conseillés sont déjà actifs, et avec Retour et Suivant tu passes d'une étape à l'autre.
Tableaux : les feuilles trouvées dans le dossier, par blocs. Chaque tableau de produits a un interrupteur pour le faire entrer dans le catalogue et sa Clé : la colonne avec le code du produit. S'il y a plusieurs tableaux de produits, tu choisis aussi pour chacun le nom de la Famille. En dessous, les feuilles qui ajoutent des données aux mêmes codes, par exemple une liste de prix : pour chacune, tu choisis la Clé, c'est-à-dire la colonne qui porte le code du produit, et les Champs à importer. À côté de la clé, tu vois un code présent dans les deux fichiers et combien de codes trouvent un produit. Avec Utiliser comme tableau des produits, tu échanges les rôles des deux feuilles. Tout en bas, les autres versions du même fichier, avec les différences en clair : c'est toi qui choisis laquelle utiliser.
En-têtes : pour chaque tableau, la ligne avec les noms des colonnes. Si celle qui est mise en évidence n'est pas la bonne, tu en sélectionnes une autre ; avec Pas de ligne d'en-tête, les colonnes s'appellent A, B, C… et tu les renommes à l'étape suivante. Les fichiers sans titres, comme les exports d'une base de données, Flow les reconnaît tout seul et part déjà de Pas de ligne d'en-tête.
Colonnes : pour chaque colonne, tu choisis ce qu'elle devient : le Code du produit, le Nom du produit, une Section, un Champ ou Un nom de fichier. À côté, tu fais défiler les exemples, produit par produit, et avec un interrupteur tu décides quoi importer. En faisant glisser les lignes, tu changes l'ordre des champs, qui est le même dans le catalogue et dans le PDF. Un clic sur une ligne ouvre les détails :
Quand, dans la colonne du code, certaines lignes sont des titres de section, choisis Codes et titres de section et décris quand une ligne est un titre, avec des conditions simples comme « est vide » ou « commence par » : Flow t'indique tout de suite combien de titres et combien de produits en sortent. Une colonne qui contient des données JSON s'ouvre d'elle-même en plusieurs champs. Dans Champs sans colonne, tu ajoutes les champs qu'aucune feuille ne contient et que tu rempliras dans Flow.
Toutes les colonnes sont dans une seule vue : à côté de chacune, De indique de quel fichier elle vient, et pour les feuilles qui ajoutent des données tu trouves les champs choisis à l'étape Tableaux. Quand le type choisi ne sait pas lire les valeurs de la colonne, par exemple « kg. 8 » comme nombre, un avertissement te dit combien il y en a et propose Utiliser Texte court ; si tu gardes le type, ces valeurs entrent telles qu'elles sont écrites. Le même avertissement apparaît quand un choix a plus de valeurs différentes qu'il ne peut en garder.
Fichiers : comment les photos, les fiches et les dessins se lient aux produits : pour chaque tableau, tu choisis la colonne à comparer avec le nom des fichiers, et tu vois combien de fichiers chacune récupère. Flow reconnaît le nom identique au code, le nom qui commence par le code, le dossier qui porte le nom du code et le code contenu dans le nom. Les fiches PDF deviennent Fiche technique, les fichiers DWG, DXF et STEP Dessin, les photos Image principale ou Galerie. Si un fichier reste en dehors, avec les Règles par exemple tu écris le code d'un produit et le nom d'un de ses fichiers : Flow en tire la règle et, avec Appliquer, te montre combien de fichiers supplémentaires il lie.
Créer : le nom du catalogue, la Langue des textes, la Devise et les Langues du catalogue. Le récapitulatif montre les produits, les sections, les champs et les fichiers liés, avec ce qu'il est utile de savoir, comme des lignes en double ou sans code. Puis Créer avec N produits.
Dans l'onglet Réglages du catalogue, tu retrouves les cinq mêmes étapes, avec les choix faits : tu crées et tu modifies toujours depuis le même endroit. Ici, tu choisis aussi Où vont les PDF.
Quand les feuilles changent, la dernière étape devient Mettre à jour le catalogue, et avant de confirmer tu vois ce qui va se passer : produits nouveaux, produits avec des valeurs nouvelles, produits qui ne sont plus dans les fichiers et à archiver, produits revenus. Les valeurs corrigées à la main restent telles quelles, et les produits qui ne sont plus dans les fichiers sont archivés : ils ne sont pas supprimés.
Un catalogue créé vide ou d'exemple a ici ses champs, ses familles, le Dossier de départ depuis lequel les fichiers se lient et, quand tu le souhaites, Choisis un dossier pour y apporter des feuilles.
L'onglet Produits liste les produits avec miniature, code, nom, section, Complétude et état. Tu cherches par code ou par nom, tu filtres par section, famille et état, et avec Nouveau produit tu en ajoutes un à la main. En sélectionnant plusieurs produits, tu changes ensemble leur état, leur section ou leur famille.
Chaque produit est Brouillon, Prêt ou Archivé : c'est toi qui décides, et à l'export tu peux garder seulement les produits prêts. La fiche du produit a les champs regroupés, les langues du catalogue, l'aperçu de son rendu dans le PDF et, à droite, la complétude avec ce qui manque. Avec Lier des fichiers, tu ajoutes photos, dessins et fiches techniques en choisissant leur rôle : les fichiers restent dans leurs dossiers, et le lien reste même si tu les déplaces ou les renommes. L'Historique des modifications indique qui a changé quoi, et quand.
L'onglet Sections montre l'arborescence des sections et sous-sections, avec le nom dans chaque langue et le nombre de produits de chacune. Tu les crées, tu les renommes et tu les mets en ordre avec Monter et Descendre : c'est l'ordre des chapitres du catalogue. Un produit va dans une section depuis sa fiche, ou avec d'autres depuis l'onglet Produits.
Dans l'onglet Apparence, les réglages sont répartis en trois groupes, divisés en volets qui s'ouvrent et se ferment :
En haut, Rechercher un réglage ne laisse visibles que les volets qui contiennent le mot recherché, déjà ouverts et avec le mot mis en évidence.
À côté se trouve l'Aperçu, qui suit chaque choix pendant que tu le fais, avant même d'enregistrer. Avec PDF, tu vois les premières pages, toutes ensemble ou une à la fois, en grand, à feuilleter ; avec Web, tu vois la page du catalogue web avec les premiers produits, comme sur un ordinateur ou comme sur un téléphone. Quand le résultat te plaît, Enregistrer.
La couverture. Dans Couverture, tu choisis le Modèle parmi onze : Fond plein, Claire avec bandeau, Centrée, Bande latérale, Moitié-moitié, Cadre, Titre géant, Diagonale, Rayure, Éditorial et Photo de couverture. Chacun fonctionne avec le logo et sans. Avec Photo de couverture, tu choisis aussi l'Image de couverture parmi celles déjà chargées dans Flow. Ici, tu décides de la Couleur de la couverture et, pour le titre et le sous-titre, de la couleur et de la Taille. Parmi les couleurs, il y a aussi le blanc et le noir, et avec le sélecteur tu en choisis une quelconque. Couleur des textes vaut pour tous les textes du PDF : les étiquettes et les marges la reprennent dans une version plus claire.
Les images. Dans Images, tu décides d'utiliser ou non les photos des produits et, quand une photo manque, d'utiliser ou non à sa place la première page de la fiche PDF. Pour les produits qui restent sans image, tu choisis ce qu'il faut afficher : un cadre gris, la mention « Image non disponible », le logo du catalogue, rien, ou une image à toi. Les Proportions automatiques donnent aux cadres la forme adaptée à la mise en page ; si tu les désactives, c'est toi qui la choisis. Avec Ajustement, la photo remplit le cadre ou se voit en entier, sur fond blanc. Tu peux ajouter une bordure et des coins arrondis. Ces choix valent à la fois dans le PDF et dans le catalogue web.
La page. Dans Page, tu choisis la page à l'horizontale, s'il faut commencer chaque section sur une nouvelle page, la couleur et la taille des titres des sections et où placer les index. L'en-tête et le pied de page ont trois cases, à gauche, au centre et à droite, où placer le logo, le nom du catalogue, la section, le numéro de page, la date ou un texte libre.
Depuis Exporter, avec le format PDF, tu choisis la langue, s'il faut imprimer les prix, s'il faut garder Seulement les produits prêts et s'il faut exporter tout ou Seulement certaines sections. Le PDF s'enregistre dans le dossier Exported catalogs, ou dans celui choisi dans Où vont les PDF : s'il existe déjà, tu choisis de remplacer le fichier, qui reste parmi les versions, ou d'en créer un nouveau à côté. Pendant le travail, tu peux fermer la fenêtre avec Fermer et le laisser travailler.
Le PDF a des signets pour l'index, les sections et les produits. Les derniers fichiers exportés apparaissent en haut de la page du catalogue, avec le nombre de pages et la date.
Depuis Exporter, avec le format Web, tu choisis la langue et s'il faut afficher les prix ; Publier sur le web enregistre une édition du catalogue dans le dossier Exported catalogs. De là, tu crées le lien avec Partager avec options…, comme pour chaque fichier, avec mot de passe et expiration si besoin. Le lien se crée une seule fois : les éditions suivantes arrivent sur le même lien, et les personnes qui l'ouvrent voient toujours la dernière.
En ouvrant le lien, on trouve les produits répartis par sections, la recherche par code, nom ou caractéristique et des images légères, même depuis un téléphone.
Dans la section Fichiers, l'édition se reconnaît au globe et à l'étiquette Catalogue web : en l'ouvrant, tu vois le catalogue comme le voit celui qui a le lien, avec Ouvrir le catalogue et Lien à partager.
Dans Couleurs et tailles, tu choisis la couleur des textes, la Couleur d'accent (boutons, panier, titres des sections) et la couleur et la taille en pixels du titre et du sous-titre. Hériter du PDF les copie depuis les réglages d'impression. Si tu les changes ensuite dans le PDF, appuie de nouveau dessus pour les reporter aussi sur le web.
Avec Panier et demandes, dans Page web, les personnes qui visitent le catalogue web ajoutent des produits à une demande et l'envoient comme devis, commande ou demande d'informations. La demande t'arrive par e-mail et reste dans l'onglet Demandes du catalogue, avec les coordonnées et les produits demandés. Après l'avoir activé, publie de nouveau le catalogue web. Pour porter sur le web toute nouveauté des produits, publie une nouvelle édition.
Les catalogues sont créés par les administrateurs, ou par les personnes qui en ont reçu la permission dans Administration → Utilisateurs. Avec Membres, la personne Responsable du catalogue choisit qui Peut modifier et qui a la Lecture seule : en lecture, on voit les produits et les sections ; en modification, aussi l'apparence, l'export et les demandes.
Le dossier qui alimente un catalogue est protégé : avant de le supprimer, Flow avertit quel catalogue utilise ces fichiers.
Selon votre forfait
Flow a un calendrier pour chaque personne et un pour chaque espace d'équipe, avec les mêmes membres qui en voient les fichiers. Dans l'app web, il s'ouvre depuis l'entrée Calendrier du menu, sur le téléphone depuis la barre du bas ; sur Mac et Windows, c'est une section de la fenêtre des apps, à côté de Chat et Fichiers. À gauche, tu trouves les calendriers en deux groupes, Les miens et Groupes, et avec l'interrupteur à côté de chacun tu choisis lesquels afficher.
En haut, tu choisis la vue : Jour, Semaine, Mois ou Année, et avec Aujourd'hui et les flèches tu te déplaces dans le temps. Pour trouver un événement sans faire défiler les mois, tu le cherches par son nom.
Pour créer un événement, appuie sur Nouveau, ou clique sur un jour ou sur une heure libre. Dans la fenêtre de l'événement, tu indiques Titre, Calendrier, Début et Fin, Lieu et Notes ; avec Toute la journée, l'événement occupe toute la journée, et avec Couleur tu lui donnes une teinte à lui, sinon il prend celle de l'espace. Pour déplacer un événement, tu le fais glisser ; pour changer sa durée, tu étires son bord inférieur. Dans un espace, les personnes qui peuvent en modifier les fichiers créent et modifient les événements ; celles qui n'ont que la lecture les consultent.
Avec Répéter, l'événement revient chaque jour, les jours ouvrés, chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois ou chaque année, jusqu'à la date que tu choisis dans Fin de la répétition. Quand tu modifies ou déplaces un événement qui se répète, Flow demande à quels événements appliquer la modification : Cet événement uniquement, Celui-ci et les suivants ou Tous les événements. Avec Autre fuseau horaire, tu fixes l'événement dans le fuseau d'une autre ville : chaque personne le voit à son heure.
Dans Invités, tu écris les noms de tes collègues ou l'adresse e-mail des personnes extérieures à l'entreprise. Tes collègues trouvent l'événement dans leur calendrier et répondent Oui, Peut-être ou Non ; tant qu'il n'y a pas de réponse, l'événement apparaît en pointillés. Les personnes extérieures à l'entreprise reçoivent un e-mail avec l'invitation et répondent avec les liens Accept, Maybe ou Decline contenus dans l'e-mail, sans créer de compte. Si l'événement change, l'invitation mise à jour part toute seule.
Avec Rappel, tu choisis quand recevoir le rappel : il arrive comme notification sur le téléphone et par e-mail, à toi et aux collègues que tu invites ; en touchant la notification, l'événement s'ouvre. Dans le tableau de bord, le bloc Prochains événements montre ceux des jours suivants.
KAi crée et déplace les événements pour toi : demande-lui par exemple « mets-moi le salon du 15 au 17 ». Il prépare l'événement avec les invités et les rappels, et l'enregistre quand tu appuies sur le bouton de confirmation. Dans le chat, /evento suivi d'une description le fait préparer par KAi, et /oggi ouvre le calendrier sur la journée.
Pour avoir le calendrier sur d'autres appareils, ouvre Connecter des appareils et choisis comment :
Selon votre forfait
Un dossier peut faire des étapes tout seul quand quelque chose se passe : un fichier arrive, un fichier change, une signature est terminée, une relecture arrive. Ou, chaque semaine, il envoie un récapitulatif. Les automatisations sont incluses avec KAi, l'assistant de Flow.
Elles s'ouvrent depuis Automatisations : en haut quand tu es dans le dossier (sur le téléphone dans le menu …), depuis le menu du dossier dans la liste, ou depuis l'entrée Automatisations du menu, qui les liste toutes. Les dossiers avec une automatisation active affichent son icône à côté du nom.
Avec Nouvelle automatisation tu écris ce qui doit se passer, par exemple « si c'est un contrat, envoie-le à Giulia pour validation puis déplace-le dans Contrats », et tu appuies sur Préparer avec KAi : KAi propose le nom, quand elle démarre et les étapes. Tu les vérifies et les corriges ; si la phrase demande quelque chose que les étapes ne savent pas faire, KAi l'écrit dans une note. Avec Créer à la main tu composes les étapes toi-même.
Les étapes :
Enregistrer la laisse désactivée, Enregistrer et activer l'active. Une automatisation travaille avec les permissions de qui l'a activée : là où cette personne n'a pas accès, elle s'arrête et le signale. Par défaut elle ne traite que les fichiers qui arrivent après l'activation ; avec Aussi les fichiers déjà dans le dossier elle prend aussi ceux-là. Avec Inclure aussi les sous-dossiers elle regarde aussi en dessous.
Dans Ce qui s'est passé tu vois chaque fichier : où il en est, ce que KAi a compris, qui a décidé, et le journal étape par étape. Un travail arrêté reprend avec Réessayer. Si KAi n'est pas disponible à ce moment-là, ses étapes attendent et repartent toutes seules. Chaque entreprise a un nombre maximal de lectures de KAi par jour pour les automatisations : au-delà, les travaux reprennent le lendemain.
Un espace a aussi ses automatisations, pour ce qui n'est pas un fichier : à la racine de l'espace (hors de tout dossier) le bouton Automatisations ouvre celles de l'espace. Elles démarrent quand un message arrive dans le canal de l'espace ou quand un événement du calendrier de l'espace approche (le jour même ou quelques jours avant). KAi lit le message ou l'événement ; ensuite on peut prévenir, écrire dans le canal et ajouter des événements. Les responsables de l'espace et les administrateurs les créent et les modifient.
Dans ton espace My Flow, les automatisations ne sont qu'à toi : elles démarrent quand quelqu'un t'écrit en privé (n'importe qui ou les personnes que tu choisis, et si tu veux seulement quand tu es hors ligne) ou quand un événement de ton calendrier approche. L'avis contient le texte entier du message, par e-mail aussi.
Tu peux aussi les demander à KAi dans le chat, avec tes mots : « quand Cristiano m'écrit et que je suis hors ligne, envoie-moi un e-mail avec le texte ». KAi prépare les étapes et les raconte sous sa réponse : Activer l'allume telle quelle, Modifier ouvre la fenêtre pour la changer. S'il y en a déjà une semblable, KAi le dit et propose Mettre à jour celle-là. Tu peux aussi demander à KAi quelles automatisations existent, et d'en allumer, éteindre, modifier ou supprimer une : rien ne se passe tant que tu ne confirmes pas. Dans le canal d'un espace il y a aussi la commande /kai workflow. Dans la liste Automatisations, la colonne Créée par indique à qui appartient chacune.
D'autres étapes : Envoyer le fichier (aux personnes de l'entreprise
tout de suite ; à l'extérieur un lien avec mot de passe, qui ne part
qu'après ta confirmation dans le chat), Renommer le fichier, Mettre
des tags, Ajouter un commentaire au fichier (ex. la description de KAi), Noter dans une
feuille Excel (à chaque fois une ligne avec les données choisies, ex. date, fournisseur, montant) et Appeler une adresse web.
Dans les noms et les textes tu peux utiliser {nome}, {data} et les
réponses de KAi ({kai.montant}). Une validation peut expirer : si
personne ne répond dans les jours choisis, elle compte comme refusée,
validée, ou quelqu'un est prévenu. Le récapitulatif peut arriver chaque
jour, semaine ou mois. Dans un espace une automatisation peut aussi
démarrer quand un autre programme appelle son adresse (webhook).
Avant de l'activer, Essayer sur un fichier (ou avec un message) fait le tour sans rien toucher et raconte ce qu'elle ferait. Il y a des exemples prêts pour commencer. Si qui l'a activée quitte l'entreprise, l'automatisation s'éteint et les administrateurs le savent.
Suggestions de KAi : depuis la page Automatisations tu peux les activer pour toi. KAi observe les opérations que tu répètes et te propose dans le chat de les faire à ta place, ou un rappel si tu mets à jour le même fichier chaque semaine. Il ne regarde que tes actions et toi seul vois les suggestions. Vérifier maintenant fait regarder KAi tout de suite (il faut la même opération au moins 3 fois).
Ni les administrateurs ni l'entreprise ne voient ce que KAi enregistre ni les suggestions, et ils ne servent pas à évaluer le travail. Chaque opération est effacée après 90 jours ; en les désactivant, tout est effacé. Pour son règlement informatique interne, l'entreprise peut utiliser ce paragraphe :
L'entreprise utilise la plateforme Flow pour la gestion documentaire. Flow enregistre les opérations sur les fichiers nécessaires au fonctionnement du service. La fonction facultative « Suggestions de KAi », que chaque utilisateur peut activer et désactiver pour lui-même, enregistre certaines opérations sur les fichiers dans le seul but de proposer des automatisations à cet utilisateur ; les données ne sont visibles que par l'utilisateur concerné, sont effacées après 90 jours ou à la désactivation, et ne sont pas accessibles à l'entreprise, qui ne les utilise à aucune fin de contrôle ou d'évaluation.
La zone de recherche en haut cherche dans tous les fichiers auxquels tu as accès. Écris une partie du nom et les résultats apparaissent pendant que tu tapes.
Si les résultats sont trop nombreux, restreins le périmètre : Partout, Cet espace ou Ce dossier. Le périmètre choisi reste visible sous forme d'étiquette à côté de la recherche, pour que tu saches toujours où tu cherches, et tu le retires d'un clic.
Depuis le Mac et depuis Windows, la recherche est aussi dans l'app de bureau, dans sa propre fenêtre : tu l'ouvres depuis l'icône de Flow et tu trouves le fichier sans passer par le navigateur.
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La recherche regarde aussi à l'intérieur des documents : PDF, fichiers Office et texte, en italien et en anglais. Un contrat, tu le trouves à partir d'une phrase qu'il contient, pas seulement à partir du nom du fichier.
Même les documents numérisés. Une facture photographiée ou une feuille passée au scanner ne contient pas de texte : c'est une image. Flow la lit avec la reconnaissance de caractères et en indexe les mots : elle devient ainsi cherchable comme n'importe quel autre document.
Les résultats trouvés dans le contenu et non dans le nom sont signalés comme tels : la ligne indique dans le contenu, et tu sais pourquoi ce fichier est apparu.
La reconnaissance travaille en arrière-plan : peu après l'envoi, le document peut aussi être trouvé à partir de son contenu.
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Avec la recherche IA active, tu écris ta demande comme tu la dirais à voix haute (« les devis d'octobre de l'année dernière ») et tu appuies sur ENTRÉE : Flow la traduit en filtres correspondants, qui restent visibles à côté de la zone de recherche : tu les lis, et si l'un d'eux ne te sert pas, tu le retires.
La recherche par le sens trouve aussi des documents qui ne contiennent pas les mots que tu as écrits mais parlent de la même chose. Ces résultats sont signalés comme lié, pour les distinguer d'une correspondance exacte.
Cette fonction demande aussi la reconnaissance du contenu : chercher par le sens a besoin du texte des documents. Dans les plans, les deux vont ensemble. Les Tags dépendent aussi de la recherche IA.
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Chaque enregistrement crée une version : écraser un fichier n'efface pas ce qu'il y avait avant.
Depuis le menu d'un fichier, Versions ouvre l'historique : qui a enregistré, quand, quelle était la taille. De là, Restaurer ramène le fichier à une version précédente, et la version actuelle reste dans l'historique : la restauration n'est donc pas une porte à sens unique, tu peux revenir sur un retour en arrière.
Cela vaut aussi pour les fichiers modifiés depuis le Mac ou depuis Windows : l'enregistrement fait depuis ton programme habituel crée une version, comme celui fait dans le navigateur.
Selon votre forfait
Les versions concernent un fichier. La machine à remonter le temps concerne un dossier ou un espace entier : elle te montre son état à un moment passé, et permet de le ramener à cet état.
Tu choisis le moment et Flow te montre le contenu de l'époque. Si tu décides de revenir en arrière, avant de faire quoi que ce soit, Flow te dit ce qui va se passer : combien de fichiers reviendront à la version de l'époque, combien d'éléments créés après iront dans la corbeille, combien reviendront de la corbeille, et lesquels ne sont pas touchés.
Rien n'est détruit. Les éléments créés après le moment choisi ne sont pas supprimés : ils vont dans la corbeille, d'où on les récupère. Et la dernière opération peut être annulée.
Ramener en arrière un espace entier est réservé aux administrateurs : c'est une opération qui concerne le travail de tout le monde. Un seul dossier peut être ramené en arrière par les personnes qui peuvent le modifier.
Dans le passé, on parcourt la liste de l'époque ; pour revoir un document, on le ramène en arrière ou on ouvre ses versions.
Supprimer un fichier le met à la corbeille : il ne disparaît pas tout de suite, et de là il se remet à sa place.
La durée pendant laquelle il y reste est décidée par l'admin de ton entreprise : un nombre de jours après lequel la corbeille se vide d'elle-même, ou bien la conservation des éléments jusqu'à ce que quelqu'un les supprime. La règle en vigueur est écrite en haut de la page Corbeille, et chaque élément indique le temps qui lui reste.
Depuis la corbeille, tu peux restaurer un seul élément ou tout. Si, à l'emplacement d'un élément, il y a déjà quelque chose portant le même nom, Flow te le dit et le laisse dans la corbeille : ainsi, rien n'est écrasé.
Vider la corbeille libère l'espace : les éléments dans la corbeille occupent du quota tant qu'ils y sont, et les administrateurs reçoivent une alerte quand la corbeille approche de la limite.
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Dans le menu d'un fichier ou d'un dossier, Copier le lien crée un lien que toute personne qui le reçoit peut ouvrir, sans compte et sans rien installer, et le copie aussitôt. Pour choisir d'abord comment il fonctionne, utilise Partager avec options….
Tu choisis ce que peut faire la personne qui l'ouvre :
Le lien, tu le copies, ou tu actives Envoyer par email : tu écris les adresses et Flow envoie le message avec le lien.
Tous les liens actifs se trouvent dans Partagés, dans le menu, avec la date de création et l'expiration. De là, on les révoque : les personnes qui ont le lien ne peuvent plus l'ouvrir.
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Un lien sans protection est ouvert : toute personne qui l'a peut l'utiliser, pour toujours. Flow te l'écrit clairement, pour que ce soit un choix et non un oubli.
Deux protections, indépendantes :
Sur le fichier, une étiquette signale qu'un lien actif existe, et indique s'il est protégé par mot de passe.
Quand tu modifies un lien déjà en circulation, Flow récapitule ce que tu changes et demande une confirmation : ajouter un mot de passe à un lien déjà distribué le bloque pour les personnes qui l'avaient, et c'est une conséquence qui doit être claire avant, pas après.
Et à tout moment, il y a Révoquer le lien : la fermeture immédiate, sans attendre l'expiration.
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Sur un lien vers un dossier, tu peux demander une révision : la personne invitée, fichier par fichier, approuve, n'approuve pas, ou laisse une note sans décider. Elle n'a pas besoin de compte.
Il faut un mot de passe sur le lien : sans lui, l'interrupteur de la révision reste désactivé et la fenêtre de partage te l'indique. Le mot de passe, c'est toi qui le communiques à la personne qui relit, à part : il n'est pas dans l'e-mail.
Un lien pour chaque personne qui relit : ainsi, chaque cycle de révision a un nom, et les réponses restent distinctes. Quand, sur un fichier, les réponses ne concordent pas, Flow le signale.
De ton côté, tu vois l'état du cycle (demandée, en cours, terminée) et pour chaque fichier le résultat avec les notes des personnes qui ont répondu. Tu peux filtrer pour voir seulement les fichiers approuvés, seulement les non approuvés ou seulement ceux qui ont une note, et exporter les résultats dans Excel pour les joindre à un procès-verbal.
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Demander une signature… dans le menu d'un document lance une procédure de signature. Les personnes qui doivent signer reçoivent un lien et n'ont pas besoin de compte.
Le parcours de signature compte quatre étapes, dans cet ordre :
La personne qui signe peut aussi refuser : dans ce cas, la procédure s'arrête pour tout le monde, et personne d'autre ne signe. Une demande a une expiration, et la personne qui l'a envoyée peut l'annuler.
Quand tout le monde a signé, la procédure est complète et le document signé se télécharge. Tes procédures se trouvent dans Signatures, dans le menu.
Tant qu'un PDF est dans un cycle de signature, il s'ouvre en lecture seule : le document que quelqu'un est en train de signer ne change pas.
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Les mots de passe ne devraient pas voyager par e-mail ou dans un chat : ils y restent pour toujours, dans des boîtes que tu ne contrôles pas. Données protégées sert à les faire passer par Flow, avec un lien qui se lit une seule fois et disparaît ensuite du serveur.
Depuis Données protégées → Envoyer des données protégées, tu colles ce que tu dois envoyer (un mot de passe, un code, un identifiant et sa clé) ou tu le génères sur le moment avec Générer un mot de passe, qui indique aussi sa robustesse.
Ensuite, tu choisis :
Avant l'envoi, une confirmation affiche l'adresse en clair : c'est le dernier moment pour repérer une adresse erronée.
La personne qui ouvre le lien voit le contenu une seule fois, le copie, et c'est tout. Tu reçois l'e-mail « lu le … à … » et, dans le registre, la ligne passe à Lu. Tant que personne n'a ouvert le lien, tu peux le révoquer : le lien cesse de fonctionner immédiatement.
Après la lecture, la donnée n'est plus sur le serveur. Personne ne peut la récupérer, pas même nous : la personne qui la reçoit doit l'enregistrer tout de suite dans son gestionnaire de mots de passe.
Cela fonctionne aussi dans l'autre sens. Avec Demander des données protégées, tu écris ce dont tu as besoin et à qui tu le demandes : la personne reçoit un lien, y colle ce que tu as demandé (même plusieurs lignes, comme un identifiant et son mot de passe) et le lien se consomme. Aucun compte n'est nécessaire.
Dans le registre, la ligne passe à Reçues : à lire, et Lire te les montre une seule fois, avec une confirmation avant.
Dans la liste, tu peux chercher par objet ou par destinataire et filtrer par état : en attente, demandes, reçues, lues, expirées, révoquées.
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Flow héberge aussi des dépôts Git, à côté des fichiers. Ils se créent depuis le menu, avec Nouveau dépôt, et apparaissent dans un groupe à part.
Comment se connecter. Tu clones et tu fais push avec git comme toujours. Nom d'utilisateur : ton e-mail. Mot de passe : un mot de passe Git que tu crées toi-même dans l'onglet Accès du dépôt. Il vaut pour tous les dépôts auxquels tu as accès, il n'est visible qu'une seule fois au moment de la création, et il vaut mieux l'enregistrer dans le gestionnaire d'identifiants de git (le trousseau sur macOS, Git Credential Manager sur Windows) pour qu'il ne te soit plus demandé. Si tu le perds, tu en crées un autre : tes mots de passe Git se gèrent depuis ton profil.
Le même mot de passe sert aussi à ouvrir et à suivre les pull requests depuis le terminal. Il sert à cela et uniquement à cela : cloner, faire push et suivre les pull requests.
Depuis la page du dépôt, tu parcours le code, les commits et les branches, tu ouvres et commentes les pull requests et les tickets, et en joignant des fichiers (ou en collant une capture d'écran dans le commentaire) tu les apportes dans la discussion.
Pour chaque personne, tu choisis le rôle : lecteur (clone uniquement), éditeur (peut faire push) ou admin.
Chaque push aboutit aussi dans une copie de sauvegarde dans le stockage de Flow, avec la même redondance que les fichiers : la page du dépôt indique quand elle a été mise à jour pour la dernière fois.
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Pour faire dialoguer un programme avec Flow, il faut des jetons machine, qui se créent depuis la console d'administration.
Pour chaque jeton, tu décides :
Le secret n'est visible qu'une seule fois, à la création. La console indique quand il a été utilisé pour la dernière fois et permet de le révoquer immédiatement : un jeton qui ne sert plus se ferme en un instant.
Pour les usages en ligne de commande, il y a fspool pull, qui garde une copie
de ton archivage sur le disque : il l'écrit de manière atomique et propage
aussi les suppressions.
Les jetons de l'API sont une chose différente du mot de passe Git : celui-ci sert à cloner et à faire push, et n'ouvre pas l'API.
Les connexions des assistants IA sont aussi différentes des jetons de l'API : un jeton ouvre toute l'API avec tes permissions, une connexion ouvre à un assistant seulement les dossiers que tu lui listes, et rien d'autre de Flow.
Les utilisateurs se gèrent depuis la Console admin.
Inviter. Avec Inviter un utilisateur, on écrit l'adresse e-mail et on choisit les espaces dans lesquels la personne entrera à sa première connexion. La personne invitée recevra un e-mail avec un lien pour créer son compte et choisir son mot de passe. Les invitations pas encore acceptées restent visibles dans Invitations en attente, d'où on les renvoie (en renouvelant l'expiration) ou on les révoque.
Les rôles sont au nombre de trois : Propriétaire, Administrateur et Membre. Le rôle indique ce qu'une personne peut faire dans l'entreprise ; la permission sur l'espace (« Peut modifier » ou « Lecture seule ») indique ce qu'elle peut faire sur les fichiers. Ce sont deux choses différentes, et elles se combinent.
Désactiver au lieu de supprimer. Désactiver un compte en bloque l'accès mais laisse ses fichiers là où ils sont, et il peut être réactivé quand il le faut : c'est la bonne solution quand une personne quitte l'entreprise. Pour fermer un compte définitivement, il y a la suppression.
Deux situations qui arrivent vraiment :
Ce que chaque personne peut ouvrir à un assistant IA ne dépend pas de son rôle ici : dans les espaces d'équipe, c'est la liste que tient l'admin dans Console administrateur → Assistants IA qui le détermine.
Un espace est un conteneur avec un groupe de personnes à l'intérieur : il se crée depuis le menu, avec Nouvel espace.
À la création, tu choisis le nom (celui du service ou du projet, tel que vous l'appelez) et, si tu le souhaites, une icône et une couleur. Ce n'est pas de la décoration : dans un menu avec dix espaces, l'icône est le moyen le plus rapide de reconnaître le bon. En laissant la couleur sur automatique, Flow en attribue une, stable, à partir du nom.
Juste après avoir créé l'espace, on choisit les personnes, chacune avec « Peut modifier » ou « Lecture seule ». Dans l'espace, on peut ensuite réserver certains dossiers à un groupe plus restreint.
Renommer et changer l'apparence se font à tout moment. Supprimer un espace exige qu'il soit vide : c'est une protection contre la suppression en masse faite d'un clic.
Pour les assistants IA, une porte à part s'applique : un espace d'équipe ne peut être ouvert à un assistant que si l'admin l'a mis dans la liste de Console administrateur → Assistants IA, dossier par dossier.
L'espace occupé et le total du plan se lisent en bas du menu, toujours.
C'est l'occupation réelle qui compte. Flow enregistre les fichiers par blocs, identifiés par leur contenu : si le même contenu est présent plusieurs fois (la même pièce jointe qui circule entre collègues, deux copies du même document dans des dossiers différents), le bloc est conservé une seule fois. Dans le quota, il compte une seule fois, pas deux.
Une chose à garder en tête : les éléments dans la corbeille occupent du quota tant qu'ils y sont.
Les administrateurs peuvent fixer un quota pour l'espace personnel de chaque personne, et reçoivent une alerte quand la corbeille approche du quota.
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Le logo, la couleur et le fond de ton entreprise apparaissent sur les pages publiques des liens de partage et dans les e-mails envoyés aux destinataires. C'est la partie de Flow que voit ta clientèle, et c'est pour cela qu'elle peut s'habiller.
#rrggbb. En la laissant vide, on revient
à la couleur par défaut.Chaque élément peut être retiré et revenir à la valeur par défaut à tout moment.
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Si ton entreprise veut que les fichiers soient sur sa propre infrastructure, c'est possible : un compte Azure, un stockage compatible S3, ou un NAS sur site avec MinIO, qui expose justement un endpoint S3.
Flow continue de fonctionner exactement comme avant : ce qui change, c'est l'endroit où vont les octets, pas la façon de travailler.
La connexion est guidée : on indique le type de stockage et son adresse, on choisit ce qu'il faut déplacer, et l'importation démarre. On peut revenir en arrière : les fichiers déjà envoyés se déplacent sur le stockage propre, et avec « tout réimporter » ils reviennent sur la plateforme.
Avec les données se déplace aussi leur garde : la disponibilité, la redondance et les copies de sauvegarde du stockage relèvent de qui le met à disposition.
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Si les fichiers se trouvent aujourd'hui sur un autre service, on les apporte dans Flow avec une copie ponctuelle : les originaux restent intacts là où ils sont, et il n'y a aucune suppression à autoriser.
À partir de ce moment, les fichiers importés sont des fichiers de Flow comme tous les autres : synchronisés sur le Mac et sur Windows, cherchables aussi dans leur contenu, avec leurs versions.
Il vaut mieux le faire avant de demander à tes collègues de changer d'habitude : ainsi, dès leur premier jour dans Flow, le contenu est déjà à sa place.
Le journal liste les actions administratives les plus récentes : qui les a faites et quand. Rôles changés, utilisateurs invités, activés ou désactivés, espaces créés ou renommés, jetons et mots de passe Git créés ou révoqués, changements de plan, fichiers bloqués par l'antivirus, libérations de verrouillage forcées.
On filtre par période (aujourd'hui, sept jours, trente jours, toujours) et on cherche par utilisateur ou par action.
Pour « ce qui est arrivé à ce document », il y a les versions et la machine à remonter le temps, qui le racontent fichier par fichier.
Le journal enregistre aussi les assistants IA : quand une connexion est créée, modifiée ou révoquée, et chaque lecture qu'un assistant effectue : quelle connexion, quel fichier, quand. Cela ne peut pas être désactivé.
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Un assistant IA (Claude, ChatGPT, Cursor, Codex) peut se connecter à Flow et travailler sur les documents là où ils sont, au lieu de se les faire charger à la main dans le chat.
La connexion se crée dans Compte → Assistants IA et ouvre à l'assistant seulement les dossiers que tu listes : en dehors de ceux-ci, rien n'existe pour l'assistant. Au départ, il lit et c'est tout ; il ne peut modifier que si tu le choisis. Dans les espaces d'équipe, c'est l'admin qui établit, dans Console administrateur → Assistants IA, quels dossiers peuvent être ouverts, et s'ils le sont en lecture ou aussi en écriture.
Les dossiers et les fichiers qu'un assistant voit portent une petite icône à côté de leur nom, et chaque lecture reste dans le journal d'activité : les personnes qui travaillent là le savent.
Le reste (comment se connecte chaque assistant, ce qu'il peut faire et ce qu'il ne peut pas faire, ce que décide l'admin) se trouve dans le guide dédié.
L'achat demande le plan, le cycle (mensuel ou annuel) et les données de facturation : raison sociale, adresse, numéro de TVA et, pour la facture électronique italienne, code SDI ou PEC. On paie par carte (Apple Pay et Google Pay aussi), prélèvement SEPA, PayPal, Amazon Pay ou Revolut Pay, qui se renouvellent seuls ; pour les annuels aussi par virement ou Satispay, et le renouvellement se paie alors à la main depuis l'avis qui arrive 15 jours avant. Klarna n'est pas proposé : il n'accepte que les achats de particuliers, et Flow s'achète en tant qu'entreprise.
Après l'achat, un e-mail de confirmation arrive et on peut entrer tout de suite.
Le plan décide aussi de quelles fonctions sont disponibles : dans ce guide, les sections qui dépendent du plan le signalent.
Pour changer de plan, les administrateurs ouvrent Console d'administration › Offres / paiements › Changer d'offre, depuis le navigateur (les apps iPhone et Android n'ont pas les paiements). Une offre supérieure s'applique tout de suite : seule la différence pour les jours restants jusqu'au renouvellement est payée, et la date ne change pas. Une offre inférieure et le passage entre mensuel et annuel s'appliquent au renouvellement suivant ; d'ici là l'offre actuelle reste, et un changement en attente peut être annulé. Le changement se fait sans interruption de service.
Pour essayer Flow avant de choisir un plan, ton entreprise demande l'essai gratuit en nous écrivant depuis la page Contact : il suffit d'un nom, d'un e-mail et de deux lignes sur ce que vous voulez essayer. Aucune carte de crédit n'est nécessaire.
L'essai, c'est nous qui l'activons : nous créons le Flow de ton entreprise et nous envoyons l'invitation à l'admin, qui entre comme expliqué dans le guide de démarrage puis invite ses collègues. La durée, les personnes et l'espace de l'essai, nous te les indiquons à l'activation ; les fonctions sont celles des plans, actives dès le premier jour.
Pendant l'essai, les administrateurs voient dans l'app combien de jours il reste avant la fin ; les autres personnes travaillent comme d'habitude. Avant l'échéance, les administrateurs reçoivent un e-mail de rappel.
Pour continuer, il suffit de choisir un plan : depuis l'e-mail ou depuis Console d'administration › Offres / paiements › Choisir une offre, dans le navigateur. Passer à un plan ne déplace rien : les fichiers, les espaces, les personnes et les réglages restent, et seuls changent les limites et les fonctions, celles du plan choisi. S'il faut plus de temps, demande de prolonger l'essai.
Si tu ne choisis pas de plan, à l'échéance Flow passe en lecture seule : on entre, on lit et on télécharge les fichiers, et la synchronisation sur les ordinateurs continue. Les envois et les fonctions du plan s'arrêtent, y compris les connexions avec les assistants IA et avec Git. Les administrateurs le voient écrit dans l'app, avec la date.
Quand une suppression des données est prévue après la lecture seule, les administrateurs reçoivent d'abord un e-mail avec la date : jusqu'à ce jour-là, il suffit de choisir un plan, ou de demander de prolonger l'essai, et rien n'est perdu.
Chaque fichier envoyé est analysé à son arrivée, et le verdict se lit avant de l'enregistrer : un fichier infecté ne devient jamais visible pour personne, pas même un instant.
Les blocages aboutissent dans le journal d'activité sous la forme « Fichier bloqué par l'antivirus » : ainsi, les administrateurs savent ce qui a été arrêté et quand.
Assistance, dans le menu, ouvre un formulaire : on choisit le type de demande (ventes, assistance technique, facturation ou autre), on écrit le message et on l'envoie. La réponse arrive sur ton e-mail.
Les demandes que tu as déjà envoyées restent listées là, avec leur état.
Avant d'écrire, deux endroits où la réponse se trouve peut-être déjà : la section de ce guide qui concerne ton problème, et le guide de démarrage si la difficulté concerne la connexion ou l'installation.
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